Kennen Sie die 6 häufigsten Fallstricke bei der Einführung von SOX?

Nach einer US-amerikanischen Übernahme führt meist kein Weg an SOX vorbei. Die wichtigsten Fallstricke aber können Sie meiden.

Nur kurz vorab, Sie hören lieber anstatt zu lesen? Dann geht’s hier zu den Podcast-Episoden 101 (Veröffentlichung 25.11.2022) und 102 (Veröffentlichung 28.11.2022)

Führen Sie SOX erfolgreich in einer deutschen Tochtergesellschaft ein und vermeiden Sie dabei die sechs häufigsten Fehler.

Seit vielen Jahren begleiten Janet Winkler, Geschäftsführerin der FAE Consulting GmbH, und ich die Einführung von SOX in deutschen Unternehmen nach der Übernahme durch einen amerikanischen Konzern. Wir haben uns über die Auswirkungen des amerikanischen Gesetzes, das als Sarbanes-Oxley Act (SOX) bezeichnet wird, in vier Folgen meines Übernahme als Chance-Podcast ausgetauscht. Es hat uns viel Spaß gemacht, dabei einmal aus dem Nähkästchen zu plaudern. In diesem Blogbeitrag fasse ich die wichtigsten Tipps für Sie zusammen.

Ohne SOX geht es in den USA nicht an die Börse

Viele Mitarbeiter in neuen deutschen Tochtergesellschaft fragen sich bei der Einführung von SOX: Wozu brauchen wir überhaupt dieses SOX? Wir haben doch ein internes Kontrollsystem, das bisher völlig ausgereicht hat! Auf diese Frage möchte ich als Einstieg zwei Antworten geben, die das dringende Interesse des Mutterkonzerns an SOX verständlich machen.

Sobald der Mutterkonzern in den USA an der Börse notiert ist, ist SOX für ihn Pflicht. Das gilt auch für alle Tochtergesellschaften im Ausland. Damit wird unmittelbar klar: Um die Einführung von SOX kommen Sie bei einer börsennotierten amerikanischen Muttergesellschaft auch in der Post Merger-Integration nicht herum. Deshalb habe ich in meinem Buch „Die Übernahme-Formel“ dem Thema SOX ein ganzes Kapitel gewidmet. Eine kurze Zusammenfassung, was SOX eigentlich ist, lesen Sie übrigens in meinem Blogbeitrag „SOX-Compliance: Warum Sie das jetzt brauchen – und es sogar gut für Sie ist“. Die besonderen Regelungen in den USA sind also die erste Antwort darauf, warum Ihr Mutterkonzern so viel Wert auf SOX legt. Die zweite Antwort ergibt sich aus der Entstehungsgeschichte von SOX.

Der Sarbanes-Oxley Act ist 2002 als Kontrollinstrument entstanden, um Finanzskandale wie bei Worldcom oder Enron künftig zu verhindern. Auch wenn es perfekte Kontrolle nicht gibt – Finanzskandale haben wir auch heute –, so wird das Interesse an SOX auch aus der Perspektive der Mitarbeiter verständlich: Durch die Skandale fielen nicht nur viele Arbeitsplätze weg, die Mitarbeiter verloren mit den Pensionsfonds der Unternehmen auch ihre Alterssicherung. In den USA bedeutet dies einen gravierenden Einschnitt, da es keine vergleichbare staatliche Unterstützung gibt wie bei uns.

In Folge 55 meines Podcast “Übernahme als Chance” habe ich mich mit Janet Winkler über die Bedeutung von SOX für amerikanische Unternehmen unterhalten. SIe können die Folge gleich hier nochmals nachhören:

Neben dieser amerikanischen Perspektive finde ich es wichtig zu betonen, dass auch Sie Vorteile durch SOX haben können, wenn SOX in Ihrem Unternehmen richtig eingeführt wird. Außerdem können Sie den Aufwand bei der Implementierung von SOX und den später regelmäßig erforderlichen Kontrollen reduzieren, wenn Sie die häufige Fallstricke kennen und meiden. Deshalb schauen wir uns diese nun genauer an.

SOX-Fallstrick Nr. 1: Die SOX-Einführung ohne Konzept starten

In vielen deutschen Unternehmen fehlen zwei Ressourcen für eine effiziente Einführung von SOX: Zeit und Erfahrung. Deshalb starten viele Unternehmen unmittelbar mit der Dokumentation oder übernehmen das amerikanische Vorbild, ohne sich zuvor konzeptuelle Gedanken zu machen. Doch genau das würde viel Zeit und zusätzliche Arbeit sparen.

Sie können Ihr SOX-Konzept mit folgenden beiden Fragen starten:

1. Was sind die möglichen Themen, die zu einem Skandal führen können, wenn sie nicht dokumentiert werden?
2. Was sind sinnvolle, risikoorientierte Kontrollen?

Selbstverständlich können und sollten Sie dabei die SOX-Kontrollen in Ihrem Mutterkonzern als Beispiele nutzen. Aber in Deutschland lässt sich nicht alles 1:1 übernehmen. Prüfen Sie also kritisch, was zu Ihrem Unternehmen passt, und finden Sie mit Ihren Ansprechpartnern in den USA frühzeitig Lösungen für alles, was in Deutschland nicht möglich oder sinnvoll ist.

SOX-Fallstrick Nr. 2: Bei Null beginnen, weil SOX etwas ganz Neues ist

Vielfach wird SOX wie etwas Fremdes wahrgenommen, das völlig neu eingeführt werden muss. Dies hat Mehrarbeit zur Folge, weil bereits geleistete Arbeit nicht für SOX genutzt wird. Zum anderen bleibt SOX dadurch oft ein Fremdkörper, dessen Anforderungen nicht in bestehende Abläufe integriert werden. Dazu kommen wir bei SOX-Fallstrick Nr. 6 nochmals.

Bevor Sie also Ihre neuen SOX-Dokumentationen starten, sollten Sie zunächst eine Bestandsaufnahme vornehmen, was bereits alles in Ihrem Unternehmen dokumentiert ist. Beispiele sind etwa Ihre ISO-Zertifizierungen und das Qualitätsmanagement. Schauen Sie diese daraufhin an, ob Prozesse dokumentiert werden, die SOX-relevant sind. Ggf. sind Anpassungen erforderlich, doch ganz wichtig: Sie müssen nicht bei Null beginnen.

Erfahren Sie in Folge 58 meines Podcast “Übernahme als Chance” mehr darüber, warum SOX nicht nur Finance betrifft, sondern quasi schon beim Empfang beginnt, und was Sie bei der Einführung außerdem beachten sollten:

SOX-Fallstrick Nr. 3: Die SOX-Implementierung im Alleingang bewältigen

Der Zeitdruck ist der größte Feind einer guten SOX-Implementierung. Dieser führt oft dazu, dass Unternehmen den Eindruck haben, alles möglichst schnell selbst machen zu müssen, was für die SOX-Implementierung erforderlich ist. Schließlich sieht SOX in jedem Unternehmen anders aus.

Ja, SOX sollte tatsächlich maßgeschneidert für das jeweilige Unternehmen implementiert werden. Doch die Grundzüge und Prinzipien, die wesentlichen Risikobereiche und die Prozesse sind letztlich weitgehend gleich. Daher lohnt es sich, Zeit in Recherchen zu investieren. In meinem Buch „Die Übernahme-Formel“ finden Sie nicht zuletzt aus diesem Grund das Kapitel: „Geschwister sind Gold wert“. Janet Winkler, Geschäftsführerin FAE Consulting GmbH, und ich haben mehrfach beobachtet, dass schlicht versäumt wurde, nach einer US-amerikanischen Übernahme umgehend Schwestergesellschaften zu kontaktieren, um von deren Erfahrungen und Lösungen zu profitieren.

Als erfolgreich haben wir bei einer SOX-Einführung deutsch-amerikanische Tandems erlebt, bei denen die neuen Kollegen aus Deutschland in die USA flogen, um dort den Ablauf von SOX-Kontrollen zu erleben. Umgekehrt flogen Kollegen aus den USA nach Deutschland, um hier die Prozesse kennenzulernen. Grundsätzlich gilt: Entscheidend ist der persönliche Austausch, im Zweifel auch über Online-Meetings.

Hilfreich sind in jedem Fall Experten, die bereits mehrere SOX-Einführungen und SOX-Audits mitgestaltet haben. Solche Sparringspartner sorgen dafür, dass Sie Ihre SOX-Prozesse schneller einführen und sich gleichzeitig über vereinfachte und verbesserte Prozesse freuen können.

Wir können es im Grunde gar nicht oft genug sagen: Kommunikation und Austausch – besonders mit erfahrenen SOX-Anwendern und SOX-Kennern – sind das A und O für eine erfolgreiche SOX-Implementierung. Hören Sie einfach einmal rein in Folge 61 meines Podcasts “Übernahme als Chance”, in dem ich mich mit Janet Winkler über dieses Thema unterhalte:

SOX-Fallstrick Nr. 4: Auch mit SOX alles beim Alten belassen

Grundsätzlich funktionieren die Prozesse in fast jedem Unternehmen ausreichend gut. Die Belegschaft ist die Abläufe gewohnt. Dies gibt gerade in Zeiten des Umbruchs wie in der Post Merger-Integration Sicherheit. Daher wird in manchen Unternehmen bei der Einführung von SOX möglichst alles so dokumentiert, wie es bisher funktionierte. Zusätzliche Veränderung wird gescheut.

Wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, müssen auch Sie zugeben: In jedem Unternehmen gibt es Knackpunkte in den Prozessen. Im Grunde sind viele bekannt. Doch erstens gibt es immer Dringenderes zu tun, und zweitens sind Sie vielleicht überzeugt, dass Ihre Abteilung das sowieso nicht ändern kann, weil die Kolleginnen und Kollegen in einer anderen Abteilung etwas nicht richtig machen.

Für uns als Berater führt dies oft zu einer merkwürdigen Situation: Wir erfahren sehr schnell, wo zentrale Knackpunkte liegen, wenn wir uns etwas Zeit nehmen und den Leuten in den verschiedenen Abteilungen zuhören. Und das tun wir grundsätzlich: Janet Winkler und ich setzen auf die Ressourcen und die Erfahrung im Unternehmen statt von außen etwas überzustülpen. Denn Überstülpen funktioniert nur so lange, wie die Berater im Haus sind: Die SOX-Prozesse bleiben Fremdkörper und werden nicht mit der nötigen Überzeugung gelebt und fortentwickelt.

Daher sammeln wir die guten Ideen aus der Belegschaft. Wenn wir sie den Verantwortlichen vorstellen, fragen diese oft verwundert, wie wir darauf gekommen sind. Wir verweisen dann auf unsere Gespräche mit den Mitarbeitern – die nach vergeblichen Anläufen schon lange aufgegeben haben, ihre Ideen zu teilen.

Die Einführung von SOX ist eine der besten Gelegenheiten, einige dieser Knackpunkte aufzulösen. Wenn die SOX-Einführung richtig moderiert wird, kommen Abteilungen intensiv miteinander ins Gespräch. Dabei wird deutlich, wenn beide Seiten mit der aktuellen Lösung nicht wirklich zufrieden sind und eine Verbesserung allen helfen würde. Sehr oft haben wir auch erlebt, dass die IT-Abteilung für solche eingeschliffenen, veralteten Abläufe eine viel schnellere Lösung bieten kann.

Die SOX-Einführung bringt einen großen Mehrwert für Sie bzw. Ihr Unternehmen, wenn Sie für solche Chancen zur Verbesserung offen sind und Sie diese bewusst suchen: Was kann man vereinfachen, schlanker machen, digitalisieren oder gar automatisieren? Wenn Sie hier etwas Zeit investieren, werden später auch die erforderlichen regelmäßigen Kontrollhandlungen einfacher, schneller und klarer. Sie profitieren also doppelt.

SOX-Fallstrick Nr. 5: Kultur- und Sprachunterschiede bei der  SOX-Einführung ignorieren

SOX wird oft mit Zahlen, Daten und Fakten verbunden. Es soll dokumentiert werden, was im Unternehmen passiert. Dass dies eng mit der Kultur im Unternehmen verbunden ist und dass die Sprache nach einer US-amerikanischen Übernahme hier mächtig hineinspielt, wird noch immer übersehen.

Der Mutterkonzern erwartet die SOX-relevanten Dokumentationen auf Englisch. Also werden sie entsprechend aufgesetzt. Arbeiten müssen aber die Mitarbeiter in Deutschland mit diesen Dokumentationen, und dazu sollten sie sie genau verstehen. Deshalb empfehlen Janet Winkler, Geschäftsführerin FAE Consulting GmbH, und ich, zumindest zu Beginn die SOX-Anweisungen und SOX-Dokumentationen zweisprachig zu führen. Wichtig ist dabei, von Anfang an ein System einzuführen, das sicherstellt, dass immer beide Sprachversionen aktuell gehalten werden.

Die Unternehmenskultur kommt sozusagen ganz leise und unausgesprochen ins Spiel. Sie steckt in den unterschiedlichen Erwartungen an das Vorgehen bei der SOX-Einführung und an die Arbeitsweise im Unternehmen. Amerikaner und Deutsche ticken nun einmal sehr unterschiedlich. Dabei sind die eigenen Erwartungen und Annahmen auf beiden Seiten so selbstverständlich, dass es gar nicht erst in den Sinn kommt, man könnte etwas auch anders machen. Um Konflikte durch kulturelle Unterschiede zu vermeiden, sind Experten hilfreich, die mit amerikanischen Unternehmen vertraut sind. Sie erkennen die typischen Differenzen frühzeitig und können darauf eingehen, bevor es zu Missverständnissen kommt.

SOX Fallstrick Nr. 6: Nach der Einführung SOX als erledigt betrachten

Die Einführung von SOX wird häufig als einmaliger Kraftakt erlebt, und alle haben nur ein Ziel: Endlich damit fertig werden und dann einen Haken dahinter setzen. Doch damit ist es nicht getan. SOX muss anschließend kontinuierlich gelebt werden. Ich fasse das gerne in einem Satz zusammen: “Say what you do and do what you say – sag, was Du tust, und dann tu es bitte auch genau so!”

Das zahlt sich besonders dann aus, wenn nach dem Implementieren die Umsetzung auf den Prüfstand kommt: Die interne Revision, Auditoren des Mutterkonzerns und externe Berater prüfen regelmäßig zwei Seiten von SOX:

1. Das Design der Kontrollen: Passen die Kontrollen noch zu den Risiken im Unternehmen? Sind weiterhin alle relevanten Risiken abgedeckt?
2. Die Kontrollhandlungen: Werden alle Kontrollhandlungen kontinuierlich durchgeführt und dokumentiert?

Und wenn etwas nicht passt, dann muss nachgebessert werden. Sie sehen also: SOX ist ein System, das kontinuierlich gelebt werden will. Je besser Sie SOX in die laufenden Prozesse integrieren, desto mehr wird es Ihnen nutzen und desto geringer wird der Aufwand.

Am Beispiel Finance möchte ich dies beispielhaft erläutern: SOX-Kontrollen müssen parallel zum Monatsabschluss durchgeführt werden. In vielen Unternehmen sieht das so aus: Zunächst wird der Monatsabschluss erledigt. Der zeitliche Druck dafür ist meist nach der Übernahme extrem gewachsen, weil der Abschluss bis zum 5. des Folgemonats im Mutterkonzern erwartet wird. Erst danach werden die Kontrollen für SOX durchgeführt und dann als ein Berg an Arbeit und zusätzliche Belastung empfunden.

Es hat sich als deutlich effizienter bewährt, SOX mit dem Monatsabschluss zu verknüpfen: Sobald eine Position erledigt ist, wird geprüft: Welche Kontrollen und Dokumentationspflichten sind damit verbunden? Und diese werden dann entsprechend ausgeführt. Das ist natürlich erst einmal eine Umstellung. Doch an diesen neuen Ablauf gewöhnt man sich erfahrungsgemäß schnell – und dann sind SOX und der Monatsabschluss künftig in einem Abwasch erledigt.

Übrigens sollte die Zeit der dicken SOX-Ordner für die Dokumentation und die Kontrollhandlungen inzwischen Vergangenheit sein. In Folge 63 meines Podcasts “Übernahme als Chance” unterhalte ich mich mit Janet Winkler über Tools, die vieles vereinfachen:

Eine Lösung für viele Probleme: Unser SOX-Workshop

Janet Winkler und ich könnten noch lange über weitere Fallstricke und Best Practice-Beispiele für die Einführung und Pflege von SOX in deutschen Unternehmen sprechen und schreiben. Doch erstens würden Sie wahrscheinlich nicht so viel lesen und hören wollen, weil nicht alles auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft. Und zweitens kommen uns viele Gedanken am besten direkt in unserer Beratung, weil ein Detail im Unternehmen unsere Aufmerksamkeit weckt und wir das Potenzial darin erkennen. Daher bieten Janet Winkler und ich Workshops zur Implementierung von SOX an, die Sie in der passgenauen Umsetzung unterstützen.

Sie möchten mehr erfahren? Buchen Sie jetzt kostenfrei einen Strategie-Termin mit uns. Wir gehen gerne auf Ihre Fragen ein, und Sie erfahren, wie wir Sie bei allen Themen rund um SOX unterstützen können. Wenn Sie sofort starten und SOX besser verstehen wollen, empfehle ich Ihnen mein Online-Seminar “SOX – endlich verstehen”

Janet Winkler ist Geschäftsführerin der FAE Consulting GmbH. Die Begleitung und Umsetzung von komplexen Projekten in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen gehört zu ihrer Expertise als Beraterin und Interimsmanagerin. Ihren Blog mit aktuelle Beiträgen auch zum Thema SOX finden Sie unter www.fae-consulting.de/aktuelles. 

Judith Geiß unterstützt mit ihrem Unternehmen The Bridge Führungskräfte und Mitarbeiter nach einer US-amerikanischen Übernahme. Sie begleitet sie als Beraterin, Interim Managerin oder Mentorin in der herausfordernden Phase der Post-Merger-Integration in den neuen Mutterkonzern. SOX ist dabei eines Ihrer Spezialgebiete. Sie haben Fragen? Vereinbaren Sie jetzt einen persönlichen Gesprächstermin.

Alle weiteren Links zum Thema SOX:

Podcast-Episode 55: SOX – was ist das und wofür? – Interview mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/10/04/sox-vorteile/

Podcast-Episode 58: SOX – einmal implementiert und dann ist es vorbei? – Gespräch mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/10/25/sox-implementieren/

Podcast-Episode 61: SOX – Fallstricke vermeiden und wie man SOX für sich und das Unternehmen sinnvoll einsetzen kann – Gespräch mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/11/15/sox-fallstricke/

Podcast-Episode 63: SOX – aus der Praxis für die Praxis – Coffee-talk mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/11/29/sox-digital/

the Bridge Blogbeitrag: SOX-Compliance: Warum Sie das jetzt brauchen – und es sogar gut für Sie ist
https://thebridge-online.com/2017/11/02/sarbanes-oxley-act/