Monatsabschluss – 5 Tipps für High-Speed

Welche Voraussetzungen müssen nun gegeben sein, damit ein Monatsabschluss mit High-Speed möglich und bis zum 3. Werktag des Folgemonats (ja, ich meine das noch immer ernst) fertig ist? Ganz allgemein gesprochen: Die Vorbereitung macht’s.

So banal das klingen mag, tatsächlich ist genau das der Schlüssel zum Erfolg. Denn wenn Sie wissen, welche Daten in welcher Form benötigt werden, gilt es in weiterer Folge „nur“ mehr die Systeme anzupassen und die Umsetzung zu gestalten. So entsteht am Ende ein optimierter Prozess, der nicht nur Zeitressourcen, sondern auch jede Menge Kosten einspart.

1. Klären Sie die Anforderungen des Mutterkonzerns (dies gilt im Übrigen auch, wenn Sie nicht gerade  übernommen wurden)

Wenn meine Kunden zum ersten Mal von den Abgabefristen des Monatsabschlusses hören, kommt meist leichte Panik auf. Dabei geht oftmals die Frage unter, welche Daten denn überhaupt benötigt werden. Doch sind diese Grundinformationen ein unerlässlicher Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz bei der Umsetzung.

Finden Sie die Anforderungen der amerikanischen Muttergesellschaft (oder die der Inhaber) heraus und bereiten Sie sich dementsprechend vor – ein erster wichtiger Baustein, um schneller reagieren zu können.

„Vorbereitung ist das halbe Leben. Manchmal lebt man leider in der anderen Hälfte.“

Judith Geiß

2. Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre Prozesse

Welche internen Abteilungen und externen Partner sind an der Bereitstellung der Informationen beteiligt? Wer macht was wann? Und vor allem: Wo gibt es Potenzial Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren?

Ich erlebe es immer wieder, dass bestimmte Abläufe eingehalten werden, „weil wir das immer schon so gemacht haben“. Stoßen Sie auf diesen Satz, setzen Sie die Analyse-Brille auf, hier gibt es definitiv Optimierungspotenzial.

3. Sorgen Sie für klare Strukturen

Wer muss welche Informationen wann liefern? Wenn viele kleine Teile nötig sind, um ein Gesamtbild zu erzeugen, müssen diese auch tatsächlich vorhanden sein. Denn wie soll ein Monatsabschluss pünktlich fertig werden, wenn einzelne Bausteine dafür schlichtweg fehlen.

Wenn ich mit meinen Kunden am Monatsabschluss-Check arbeite, erstellen wir immer einen zeitlichen Monatsabschlusskalender der einzelnen Teilschritte. Das hilft enorm, um auf einen Blick Schwachstellen zu identifizieren und rechtzeitig eingreifen zu können.

4. Dokumentieren Sie lückenlos alle Aufgaben

Sie wissen es aus eigener Erfahrung: Aufgaben, die regelmäßig wiederholt werden, gehen schneller von der Hand, als jene To-dos, die plötzlich auftauchen und für die erst neue Arbeitsschritte „erfunden“ werden müssen.

Ich empfehle Ihnen daher dringend, alle Aufgaben, die mit dem Monatsabschluss verbunden sind, zu dokumentieren und basierend darauf den Prozess der notwendigen Arbeitsschritte festzulegen. Das hilft Ihnen ungemein, wenn die Zeit knapp ist und die Stunden bis zur Deadline verfliegen.

5. Reduzieren Sie verwendete Systeme

In vielen Unternehmen kommen nach einer amerikanischen Übernahme mehrere Buchhaltungssysteme zum Einsatz: Das System des amerikanischen Mutterkonzerns, das System des deutschen Tochterunternehmens und das System des Steuerberaters.

Sie können sich sicher vorstellen, dass diese Systeme-Flut zu Schnittstellenproblemen und zusätzlichem Zeitaufwand beim Übertragen und Weitergeben von Daten führt.

Aus meiner langjährigen Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass hier enorm viel Zeit und Personalressourcen verschwendet werden, die Sie an anderer Stelle viel besser einsetzen könnten. Daher meine ganz klare Empfehlung: Wenn irgendwie möglich, vereinheitlichen Sie die Systeme und lassen Sie weg, was weggelassen werden kann.

Lese-Tipp: Wie ich mit einem Kunden den Monatsabschluss optimiert habe und welche Verbesserungen wir dabei erreichen konnten, lesen Sie in meinem Artikel „Diese 5 Fragen müssen Sie sich stellen, wenn Sie sich das monatliche Reporting erleichtern wollen.“

Sie hören lieber anstatt zu lesen? Dann geht’s hier zur Podcast-Episode 97

Ganz entspannt mit dem Monatsabschluss-Check

Sie haben meine Tipps gelesen und spüren dieses leichte Kribbeln in der Magengrube, das Ihnen sagt: „All diese Punkte könnten unser Leben leichter machen?“

Doch gleichzeitig wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen und welche Schritte als Erste zu setzen sind?

Dann lege ich Ihnen meinen Monatsabschluss-Check sehr ans Herz. Dabei begleite ich Sie auf dem Weg von „Hilfe, wir sind zu spät dran!“ hin zu „Alles fertig am 3. Werktag des Folgemonats“.

Ich bin an Ihrer Seite, um Ihre Prozesse und Strukturen so zu optimieren, dass Sie mit Leichtigkeit folgende Ziele erreichen:

• Wesentliche Zeit- und Ressourceneinsparungen
• Qualitativ hochwertigere Daten
• Kosteneinsparungen an externen Beratern
• Weniger Komplexität und weniger Stress, dafür monatsaktuelle Zahlen und mehr Handlungsfähigkeit

Mein Tipp: Ein fristgerechter Monatsabschluss wird nicht nur Ihren amerikanischen Mutterkonzern zufriedenstellen, sondern wirkt sich auch direkt auf den Jahresabschluss aus.

Denn mit einem sogenannten „Hard Close“ Ende November haben Sie schon einen sehr genauen Überblick über Ihr Jahresergebnis und müssen im Januar nur mehr den Dezember abschließen. Und damit ist tatsächlich auch ein Jahresabschluss im Januar des Folgejahres möglich! Ja, und auch das meine ich ernst! 😉

Sie haben Fragen zum Monatsabschluss-Check oder benötigen generell Unterstützung nach einer amerikanischen Übernahme? Ich freue mich auf Ihren Kommentar zu diesem Artikel – oder schreiben Sie mir jederzeit gerne an office@thebridge-online.com