Judith Geiß und Janet Winkler im Gespräch: So meistern Sie SOX und verwandeln die Fallstricke in eine Strickleiter zum Erfolg

 

 

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Inhalt / Links zu dieser Episode:

Vor Kurzem sprach Judith Geiß bereits mit Janet Winkler darüber, was SOX bedeutet und wie es nach der Implementierung weiter geht.

In diesem 3. Teil der Interviewreihe rund ums Thema SOX geht es zum einen um die vielen Stolpersteine, auf die man bei der Einführung von SOX schnell stoßen kann aber auch wie man den Sarbanes-Oxley Act sinnvoll für sich und sein Unternehmen einsetzen kann.

AKTUELLES ANGEBOT von Judith Geiß und Janet Winkler, gültig bis 31. Dezember 2021:

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https://www.fae-consulting.de/sox-usefulness-and-pitfalls/

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Herzliche Grüße und bis bald,

Ihre Judith Geiß


Transkript der Podcast-Folge:

Speaker1: [00:00:00] Übernahme als Chance. Der Podcast von und mit Judith Geiß. Sie und Ihr Unternehmen sind von einer Übernahme betroffen? Dann sind Sie hier genau richtig. Judith Geiß, die Expertin für US-amerikanische Übernamen im deutschsprachigen Raum, teilt mit Ihnen wertvolle Tipps und Tricks und zeigt Ihnen, wie Sie diese Veränderung für sich und Ihr Unternehmen nutzen können. Ganz nach dem Motto: take the chance.

Judith Geiß: [00:00:24] Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Episode. Mittlerweile schon Teil 3 der Interviewreihe mit Janet Winkler zum Thema SOX. Janet und ich werden uns heute austauschen über Fallstricke, die man vermeiden kann bei der SOX Implementierung. Aber viel wichtiger – und das soll auch der Fokus sein – Janet hat es gerade eben noch mal im Vorgespräch gesagt, wie man es richtig sinnvoll nutzen kann. Weil es ist ein starkes Tool, und auf dem Weg zur erfolgreichen SOX-Implementierung kann man viel Gutes tun fürs Unternehmen. Aber zunächst hallo und herzlich willkommen Janet.

Janet Winkler: [00:00:55] Hallo Judith, grüße dich!

Judith Geiß: [00:00:58] Schön, dass du wieder da bist und irgendwie, ja, wie schon in den vergangenen zwei Episoden schon immer wieder angesprochen, wir könnten Stunden darüber reden. Wir haben jetzt kleine Teile daraus gemacht. Was ganz wichtig ist, glaube ich, ist wirklich noch mal zu sagen, Episode I und Episode II dieser Interviewreihe sollten Pflicht sein. Also gerne noch mal zurückspulen beim Podcast Player und nach den Episoden Ausschau halten. Denn wie wir so sind, sie haben aufeinander aufgebaut, und ohne ein gutes Fundament steht kein gutes Haus und SOX auch nicht. Daher die dringende Bitte und Empfehlung, dass Sie noch mal zurückspulen und die ersten zwei Folgen hören. Wie man das so macht, ich werde sicherlich auch in den Shownotes verlinken. Ja, aber jetzt legen wir los, glaube ich Janet.

Janet Winkler: [00:01:40] Ja, lass uns loslegen.

Judith Geiß: [00:01:43] Ja, die Fallstricke und wie man das Ganze sinnvoll einsetzen kann im Unternehmen. Ich glaube, auch da könnten wir stundenlang sprechen. Das wollen wir jetzt nicht tun. Aber was würdest du jetzt sagen? Was könnten so Fallstricke sein? Und wie könnte man das umkehren, dass man noch was Sinnvolles am Ende fürs Unternehmen herausbekommt?

 

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Diese drei Hürden müssen Sie bei einer SOX-Einführung meistern

Janet Winkler: [00:02:00] Ja, ich würde sagen, bei den Fallstricken, es ist immer ein bisschen abhängig vom Unternehmen. Aber wenn man das auf drei, vier Punkte zusammenbringen kann oder wenn ich hier die Chance habe, das auf drei, vier Punkte zusammenzufassen, würde ich sagen, das erste ist eine gute Vorbereitung. Also SOX ist nicht nur, dass Finance Kontrollen einführt, sondern es ist übergeordnet, es betrifft das ganze Unternehmen. Das heißt, das Management sollte eingebunden sein, das Management sollte trainiert werden. Was heißt SOX? Und auch den Mitarbeitern das Gefühl geben, das ist eine Sache, die dem Unternehmen hilft und unterstützt. Das ist das erste.

Das zweite ist kulturell die Themen, also es ist eine Herausforderung für viele Unternehmen – gerade die gekauft wurden von einem amerikanischen Unternehmen –, die kulturellen Unterschiede zu betrachten. Wir arbeiten zwar im Business mit Amerikanern und auch anderen Kulturen zusammen, aber bei einer SOX-Implementierung sind die Anforderungen und die Erwartungen von Amerikanern noch mal anders als jetzt von der deutschen Arbeitskultur. Es geht sehr viel über Sprache. Ja, wie ist sprachlich das SOX-Thema umzusetzen? Das wird darauf hinauslaufen, dass die englische Sprache im Vordergrund steht. Inwieweit sind meine Mitarbeiter befähigt, Englisch zu sprechen und auch Englisch zu dokumentieren? Das ist die nächste Herausforderung.

Janet Winkler: [00:03:32] Das dritte Thema, würde ich sagen, ist allgemein, man beschäftigt sich durch SOX mit Prozessen, Prozessen im Unternehmen, ob das jetzt im Einkauf ist oder im Verkauf oder im Finance, HR. Also alle Abteilungen werden davon betroffen sein, die Schnittstellen auch irgendwo zu Finance haben. Und da zu sagen, okay, wie sehen denn unsere Prozesse aus im Unternehmen? Und was hat sich denn über die Jahre angesammelt? Was machen wir so, weil wir es immer schon so machen? Und wie kann man SOX nutzen, um eigene Prozesse zu hinterfragen, zu verschlanken, zu automatisieren, zu digitalisieren? Das wäre so der dritte Punkt.

Und der vierte Punkt, der ist natürlich ein Thema, wo ich sage ok, wenn ich selbst mit einem SOX-Thema noch nicht in Berührung gekommen bin, wer am Markt kann uns denn helfen? Also es gibt genügend hochqualifizierte, gut ausgebildete Berater, die für eine kurze Zeit zu Ihnen ins Unternehmen kommen, Sie unterstützen bei der konzeptionellen Aufbereitung oder bei dem Konzept erstellen und Ihnen auch als Vermittler, würde ich mal sagen, zwischen der amerikanischen Einheit und der deutschen Einheit helfen kann. Der als Sparringspartner und in relativ kurzer Zeit in der Lage ist, mit Ihnen als Unternehmen SOX zu implementieren.

Prozesse für SOX zu optimieren bedeutet miteinander zu kommunizieren

Judith Geiß: [00:05:00] Definitiv. Und wenn Sie sich jetzt fragen, wie Sie so hochqualifizierte Berater finden: Ich hätte da einen Tipp für Sie. Janet und ich freuen uns natürlich, das nächste gemeinsame SOX-Implementierungs-Projekt mit Ihnen gemeinsam zu machen. Zum Thema, was du auch nochmal so schön angesprochen hast, auch noch mal mit den Prozessen optimieren. Das ist so, ich sage es immer gerne, so ein Abfallprodukt der SOX-Implementierung, und du wirst es sicherlich auch erlebt haben: Man hat plötzlich Abteilungen, die vorher nicht miteinander gesprochen haben, die plötzlich feststellen, oh, das sollten wir vielleicht tun und vielleicht sollten wir das regelmäßig tun.

Das andere, was sich auch herausstellt ist, dass es immer Knackpunkte im Prozess gibt, wo sich eine Partei immer ärgert, meistens sogar beide. Aber auch da setzt man sich nicht zusammen, weil das sind ja dann die anderen oder man hat ja gar keine Zeit, das ist ja auch gängig. Und dann steht man plötzlich da und entdeckt, oh, wenn wir uns jetzt regelmäßig abstimmen, dann ärgern sich beide Seiten nicht mehr so viel. Hast du das Erlebnis auch schon der sich erhöhenden Kommunikation in deinen Projekten gehabt?

Janet Winkler: [00:06:00] Ganz, ganz viel. Also ich bin der Meinung, in Unternehmen sind die Mitarbeiter sehr loyal ihrem Unternehmen gegenüber, gut ausgebildet, hoch qualifiziert. Wenn sie nicht die Chance bekommen, sich auszutauschen miteinander und auch zu sagen, wo ihre Themen sind, denn wie du schon sagst, sind beide Seiten unzufrieden, und ich habe so viele Beispiele, wo ich entweder schon gut gesehen habe, dass die Kommunikation passt. In einem Unternehmen war es so, dass tatsächlich IT und Fachabteilung wenig kommuniziert haben und als wir regelmäßige Jour Fixe eingeführt haben, indem man einfach mal darlegt, okay, wo sind denn die Themen, womit wir ein Problem haben?

Aber meistens ist es ja genau das Thema, dass man das Problem erst mal erkennen muss. Also wenn man jahrelang seine Arbeit erledigt und nicht weiß, dass es einen anderen Prozess geben kann, der schneller, der effizienter ist und weniger Zeit kostet für mich als Mitarbeiter, wenn ich das nicht weiß, dann kann ich das auch nicht kommunizieren. Und durch diese Jour Fixe, die man mit unterschiedlichen Abteilungen hat, wo jeder sein Problem darlegen kann, kann der andere hören und verstehen, wo das Problem ist, und hat vielleicht eine Lösung dazu.

SOX liefert oft Lösungen für lange ertragene Probleme

Janet Winkler: [00:07:14] Und es ist genau wie im SOX. Durch diese Kommunikation bei der SOX-Implementierung führt es dazu, dass gewisse Sachen, die die Fachabteilung gerne dokumentieren will, weil das eine Kontroll-Handlung sein soll, aber noch nie gemacht hat und darüber den Schritt kriegen, dass die Abteilung sagt, na ja, das ist aber ganz schnell umgesetzt. Wir können das programmieren im System oder wir können ihnen ein Konto einrichten und dann können sie es dahin buchen. Und schon ist dieser gordische Knoten, wie ich es manchmal nenne, geplatzt und wir haben sowohl auf der Fachabteilung Nutzen als auch in der IT-Abteilung, weil selbst die IT-Abteilung hat auch genug zu tun und möchte diese manuellen Workarounds, die jeden Monat entstehen und gemacht werden, auch so weit wie möglich minimieren. Und das ist das Gute an der Kommunikation. Und da kann SOX helfen. Zum einen diese Transparenz von Prozessen herzustellen und dann auch zu gucken, wie können wir es denn anders machen, dass wir zum einen den Prozess verbessern als auch dann eine saubere Kontroll-Handlung für die Anforderungen von SOX haben.

Judith Geiß: [00:08:19] Also besser könnte ich das auch nicht sagen. Also super, wie du das auch noch mal verdeutlicht hast. Vielleicht auch noch mal den Hinweis, es trifft nicht nur auf SOX zu, sondern auch wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, wo jetzt SOX vielleicht nicht das vordringliche Thema ist und Sie haben jetzt einfach so reingehört. Also ja, manchmal sind die Kleinigkeiten das, was die große Erleichterung bringt, und womit man sich selbst vielleicht quält, ist für den Kollegen ein Leichtes. Und er sagt, ach, das mache ich so und so, guck mal, wie das geht. Und dann kommt man schneller und besser ans Ziel. Also immer sinnvoll, sich mit den Prozessen sowieso zu beschäftigen, wir beide tun das regelmäßig,

Janet Winkler: [00:08:54] Was ich noch ergänzen wollte, weil es ist eine schöne Sache. Also gerade diese Themen, darüber zu sprechen und auch den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die ja viele Dinge auch selber sehen. Was mir immer so ein bisschen im Magen liegt ist, na ja, ich habe das Thema schon mal angesprochen, jetzt kommt der teure Berater, sagt genau das Gleiche und dann hört man auf mich. Also auch die Selbsthilfe im Unternehmen zu sagen, ich hör mal meinen Mitarbeitern zu und mache mir eine Liste mit all den Themen und schau mal, wie ich meine Mitarbeiter und meine Abteilung übergreifend bewege. Das umzusetzen, das funktioniert in einigen Unternehmen wunderbar. Also, man kann jetzt nicht sagen, das es überall Thema der Kommunikation ist. Wir als Berater kommen in die Unternehmen rein, wo das ein Thema ist und wo man sich nicht helfen kann oder nicht helfen will. Aber nichtsdestotrotz ist es eine gute Möglichkeit der Selbsthilfe im Unternehmen. Das wollte ich damit sagen.

Judith Geiß: [00:09:52] Und definitiv ist es natürlich auch so. Manchmal ist es besser, einfach mal zuzuhören, als selbst zu sprechen. Gerade in dem Bezug. Ich werde oft gefragt von meinen Kunden, wie kommen Sie denn so schnell auf die Ideen? Ja, ich habe mich mit einem Kaffee zu Ihren Kollegen gestellt und habe mich mal mit Ihnen so ausgetauscht. Und dann kommt meist: Ja, warum kommen die denn nicht zu mir damit? Und wenn man die Mitarbeiter fragt, sagen sie oft, in jedem zweiten Gespräch sag ich dem Chef, wir müssen da ran gehen, und jedes Mal ist was anderes wichtiger. Und man geht nicht ran. Und das führt dazu, dass natürlich die Mitarbeiter irgendwann natürlich auch aufhören, da überhaupt zu kommen.

Im Vorgespräch hatte Janet noch mal den Hinweis gegeben, dass ich gar nicht vergessen soll, vielleicht noch mal “Die Übernahme-Formel”, den Praxis-Leitfaden, hier an der Stelle zu erwähnen. Denn gerade diese Kleinigkeiten sozusagen, die viel helfen können, sind auch Teil meines Buches.

 

Sie wurden von einem Amerikaner übernommen? Oder arbeiten mit Amerikanern zusammen?

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Unser Tipp: Die Dokumentationen für SOX am Anfang zweisprachig führen

Aber zurück zur SOX, und ich möchte an der Stelle noch mal kurz darauf eingehen, Janet, du sagtest, mir ein bisschen zu schnell, das mit dem Deutsch und Englisch und den Dokumentationen. ich möchte da, weil es mir ein Anliegen ist, einfach noch mal drauf eingehen. Also liebe Zuhörer, einfach noch mal die Aussage, nur weil der amerikanische Konzern nur Englisch spricht, bedeutet das nicht, dass plötzlich Ihr komplettes Unternehmen in der Lage ist, englischer Dokumentation zu folgen. Was dann passiert ist: Man unterschreibt was, aber man weiß gar nicht, was man eigentlich, ja, was man da unterschreibt bzw. welchen Prozess man da leben soll.

Und da muss ich sagen, gerade bei der Erst-Implementierung, wenn der Change noch läuft, wenn die Leute noch nicht qualifiziert sind, wenn sie noch keine Gelegenheit hatten, gerade zum Thema Englisch viel zu tun, dann ist es aus meiner Sicht von außen, wenn Sie wirkungsvoll SOX einsetzen wollen und wenn Sie keine Überraschungen beim Audit erleben wollen, weil die Mitarbeiter kein Englisch sprechen, fahren Sie die Dokumentation auf Deutsch und auf Englisch, zumindest am Beginn. Natürlich ist das auch Arbeit, und auch das braucht ein Konzept, wie man das alles immer aktuell hält. Da nützt es natürlich, wenn man auf erfahrene Berater oder Beraterinnen wie Janet und mich zurückgreift und daher nochmal an dieser Stelle das Angebot: Sollten Sie an dem Punkt stehen, dass Sie SOX einführen wollen oder müssen, dann lohnt sich sicherlich eine Kontaktaufnahme, und wir stehen gerne bereit, um Ihnen da weiter zu helfen.

Ja, Janet, bevor die Episode schon wieder am Ende ist, ich glaube, ich würde fast sogar sagen, wir plaudern in der nächsten Episode einfach mal so aus dem Nähkästchen unserer Kaffeeküche, wo wir einfach mal, so wie wir das so öfters machen und was wir sehr aneinander schätzen, uns zu dem Thema austauschen. Und Sie haben die Möglichkeit, liebe Zuhörerinnen und Zuhörer, uns dabei zu belauschen. Daher klare Empfehlung: schalten Sie bei der Episode wieder ein und Janet wird wieder dabei sein und wir freuen uns schon jetzt auf Sie.

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