Podcast-Episode 58: SOX – einmal implementiert und dann ist es vorbei? – Gespräch mit Janet Winkler

Judith Geiß und Janet Winkler im Gespräch: Das sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie SOX implementieren

Inhalt / Links zu dieser Episode:

Heute geht es weiter mit dem 2. Teil der Interviewreihe mit Janet Winkler.

Bereits in Episode 55 ist sie zusammen mit Judith Geiß der Frage auf den Grund gegangen, was SOX überhaupt ist. In dieser Episode sprechen die beiden Expertinnen darüber, was das große DANACH tatsächlich für das Unternehmen bedeutet und was nach der Implementierung von SOX zu beachten ist.

Zum englischen Blogbeitrag der FAE Consulting GmbH:

https://www.fae-consulting.de/how-to-implement-sox/

Links zu Janet Winkler:
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Xing: https://www.xing.com/pages/faeconsulting-finance-accountingexcellence
Homepage: https://www.fae-consulting.de

Alle weiteren Links zum Thema SOX:

Podcast-Episode 55: SOX – was ist das und wofür? – Interview mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/10/04/sox-vorteile/

Podcast-Episode 61: SOX – Fallstricke vermeiden und wie man SOX für sich und das Unternehmen sinnvoll einsetzen kann – Gespräch mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/11/15/sox-fallstricke/

Podcast-Episode 63: SOX – aus der Praxis für die Praxis – Coffee-talk mit Janet Winkler:
https://thebridge-online.com/2021/11/29/sox-digital/

the Bridge Blogbeitrag: Kennen Sie die 6 häufigsten Fallstricke bei der Einführung von SOX?
https://thebridge-online.com/2022/02/17/sox-einfuehrung/

the Bridge Blogbeitrag: SOX-Compliance: Warum Sie das jetzt brauchen – und es sogar gut für Sie ist
https://thebridge-online.com/2017/11/02/sarbanes-oxley-act/

Weitere interessante Links:
Der Weg zur Übernahme-Formel: https://thebridge-online.com/uebernahme-formel/
LinkedIn Gruppe für die Leserinnen und Leser: https://www.linkedin.com/groups/9046283/
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Herzliche Grüße und bis bald,

Ihre Judith Geiß

Transkript der Podcast-Folge:

Link zur Podcast-Folge 55:
https://thebridge-online.com/2021/10/04/sox-vorteile/

SOX-Compliance: Warum Sie das jetzt brauchen – und es sogar gut für Sie ist:
https://thebridge-online.com/2017/11/02/sarbanes-oxley-act/

Speaker1: [00:00:00] Übernahme als Chance. Der Podcast von und mit Judith Geiß. Sie und Ihr Unternehmen sind von einer Übernahme betroffen? Dann sind Sie hier genau richtig. Judith Geiß, die Expertin für US-amerikanische Übernamen im deutschsprachigen Raum, teilt mit Ihnen wertvolle Tipps und Tricks und zeigt Ihnen, wie Sie diese Veränderung für sich und Ihr Unternehmen nutzen können. Ganz nach dem Motto: Take the chance.

Judith Geiß: [00:00:24] Hallo und herzlich willkommen zum zweiten Teil der Interview-Reihe mit Janet Winkler zum Thema SOX. Wenn Sie in die erste Episode noch nicht reingeschaut haben oder reingehört haben, besser gesagt, dann raten wir dringend dazu. Aber zunächst mal, hallo Janet, schön, dass du wieder da bist.

Janet Winkler: [00:00:42] Hallo Judith, danke für den zweiten Teil. Ich freue mich.

Die SOX-Herausforderung: Erst implementieren, dann kontrollieren

Judith Geiß: [00:00:46] Ich freue mich. Ich hoffe die Hörerinnen und Hörer auch, denn heute geht es darum, SOX einmal implementiert und dann ist es vorbei. Oder aber ist das sowas wie eine Grippe? Und wenn die ausgeheilt ist, können wir uns anderen Themen widmen? Vielleicht ein bisschen reißerisch formuliert, aber ich gehe davon aus, deine Kunden fragen dann auch, wenn wir das dann endlich rum haben, dann können wir uns wieder um anderes, um Wichtigeres kümmern. Oder wie ist deine Erfahrung bei deinen Kunden?

Janet Winkler: [00:01:10] Ja, das meint man so, weil am Anfang ist natürlich die Implementierung immer so ein bisschen der Teil, womit Mitarbeiter nicht umgehen können, weil jede Veränderung ist natürlich eine Änderung ins Unbekannte und die Implementierung von einem SOX-Projekt kann sehr umfangreich sein. Wir wissen alle aufgrund der Größe des Unternehmens, aufgrund der Risiken, die dahinter stehen und allein so ein SOX-Projekt zu implementieren für eine Gesellschaft, die noch nie damit in Berührung gekommen ist, ist natürlich eine riesige Herausforderung. Und deswegen sind Mitarbeiter umso glücklicher, wenn sie meinen, den großen Schritt gegangen zu sein und dann sagen, okay, wir haben es geschafft.

Meistens ist dann die nächste Phase, na ja, wir brauchen jährliche Rotationen, das heißt Prüfungen, die natürlich die Werthaltigkeit der implementierten SOX-Kontrollen überprüfen. Und das heißt deshalb nicht, SOX-Projekt abgeschlossen und wir können uns anderen Aufgaben widmen. Sondern entweder macht es die interne Revision oder externe Berater, die dann regelmäßig diese SOX-Kontrollen überprüfen. Also nicht nur das Design der Kontrollen, wie sind sie aufgestellt und passen sie noch zu den Risiken des Unternehmens, sondern auch werden die Kontroll-Handlungen durchgeführt und entsprechend dokumentiert. Und so spannend das Implementieren ist, für mich als Berater ist eine Implementierung spannend, so ist natürlich auch der nächste Teil, das Prüfen der Kontrollen, umso wichtiger, weil nur dann kann man auch sagen, okay, wie gut oder weniger gut sind die Kontroll-Handlungen im Unternehmen verankert?

Die SOX-Reichweite: Vom Empfang bis zum ausgelieferten Produkt

Judith Geiß: [00:03:02] Definitiv. Inwieweit wird das ganze auch gelebt? Also es ist leider keine Grippe, sondern man muss es leben, es muss in Herzblut übergehen. Und eine der Standardfragen, gerade am Beginn einer Implementierung, ist bei mir immer: ja, aber das betrifft doch nur Finance. So, jetzt leider die nächste schlechte Nachricht für alle da draußen: es betrifft nicht nur Finance! Es fängt, wie ich immer sage, beim Empfang an und hört am Ende auf, wenn das Produkt das Unternehmen verlässt. Das heißt, auch in allen Bereichen muss man sich darüber Gedanken machen, inwieweit man Berührungspunkte hat.

Was sicherlich ein von meiner Seite wichtiger Tipp ist: Man muss nicht immer von vorne anfangen, denn in Deutschland gibt es sehr viele Unternehmen, die ISO-zertifiziert sind. Auch diese ISO-Zertifizierung erfordert massive Dokumentation, und das Rad neu erfinden macht keinen Spaß. Deshalb schauen Sie da mal nach. Machen Sie eine erste Bestandsaufnahme, für welche Bereiche Sie denn schon Dokumentationen haben. Denn wie bereits im ersten Teil gesagt: Say what you do and do what you say. Und wie macht man das? Indem man das dokumentiert.

Aber wie Janet schon sagte, es müssen ja auch diese Kontrollen eingeführt werden. Das heißt, irgendjemand muss kontrollieren, dass wir wirklich das tun, was man sagt. Vielleicht magst du Janet, noch ein bisschen mehr auf das Thema der Kontrollen eingehen, wie sowas aussehen kann. Du hattest gesagt, interne Revision, externe Berater. Es kann auch vorkommen, dass aus USA jemand geschickt wird. Was ist da deine Erfahrung? Gerade am Anfang, wenn man implementiert?

Die SOX-Implementierung: Vom Austausch lernen beide Seiten

Janet Winkler: [00:04:32] Wenn man implementiert, ist es natürlich immer gut, wenn die Muttergesellschaft bereits Erfahrung hat. Oder sie hat Erfahrung, wenn sie an der amerikanischen Börse gelistet ist. Und hilfreich ist sicherlich, dass man den Austausch zu der amerikanischen Mutter pflegt und sich dort auch Unterstützung holt und offen ist für diese Veränderungen, die auf einen zukommt, und sich mit Mitarbeitern trifft, per Chat oder persönlich sich austauscht, welche Erfahrungen es gibt.

Meistens gibt es eine komplette SOX-Dokumentation bei der amerikanischen Mutter. Hier muss man natürlich wieder aufpassen. Passen diese Dokumentationen für die deutsche Einheit oder für das Unternehmen, was hier in Deutschland ist? Meistens ist das Design komplett anders, weil das Geschäftsmodell ein anderes ist, zum Beispiel bei einer Übernahme von einem Unternehmen. Von daher braucht man diesen Austausch. Und da finde ich, das habe ich in der Vergangenheit sehr positiv erlebt, es gab ein Technologieunternehmen, das eine deutsche Gesellschaft aufgekauft hat, und der CFO ist nach Deutschland gekommen und hat sich die Prozesse angeschaut, hat mit den Mitarbeitern gesprochen und hat auch mit denen, die SOX implementiert haben, Tandems gebildet, die dann zum einen in die USA geflogen sind und sich dort die SOX-Kontrollen angeguckt haben, aber dann auch Mitarbeiter aus Amerika nach Deutschland geschickt haben, sodass es einen Austausch gegeben hat und ein Verständnis. Und das Schöne an der ganzen Sache war, dass nicht nur die deutsche Einheit gelernt hat, wie SOX zu implementieren und Kontroll-Handlungen durchzuführen sind, sondern auch die amerikanischen Kollegen haben wiederum für sich Sachen mitgenommen, weil natürlich kulturell es noch mal eine ganz andere Liga ist zwischen Deutschland und den USA. Und das war sehr positiv in diesem Projekt. Und gerade wenn ich jetzt noch mal dieses kulturelle Thema anspreche: Sicher kommt es da auch noch mal drauf, das ist natürlich nicht zu unterschätzen. Und wenn das Mindset der Geschäftsführung passt und da auch ein gewisses Gefühl auch für die Mitarbeiter besteht, ist es sehr viel einfacher, diese Thematik umzusetzen, als wie wenn überhaupt kein Verständnis dafür ist und es einfach mit dem Gießkannenprinzip dann auf die europäischen oder deutschen Einheiten überstülpt wird.

Judith Geiß: [00:06:58] Ja und diese SOX Implementierung, wenn man sie so macht, wie Janet zum Schluss beschrieben hat, nämlich dass man es überstülpt, dann kann diese Akzeptanz in der deutschen Tochtergesellschaft gar nicht so entstehen. Das heißt, reger Austausch, sich auch mal sehen dabei und nicht nur sagen, ja, macht mal. Und wir kommen dann und prüfen. Also wir haben wirklich in unseren Projekten erfahren, wie wir dann wirklich aus USA unterstützt wurden, wie man an die Hand genommen wurde, wie man auch Dinge geklärt hat, wie man natürlich auch zu Kompromissen gekommen ist, weil bestimmte Dinge zum Beispiel in Deutschland rein rechtlich gar nicht gehen zu dokumentieren oder ähnliches, wo man dann gemeinsam wirklich, ja, wie soll ich sagen, das optimale SOX für das Unternehmen und damit auch für die Zukunft geschaffen hat.

Über die Fallstricke, die einem da so begegnen können und darüber noch mehr, wie Janet schon angedeutet hat, wie man es sinnvoll einsetzen kann, weil es soll ja kein Papiertiger werden, darüber werden wir in der nächsten Episode sprechen. Aber letztendlich muss man ganz klar sagen, es geht ja wie so oft nur im Miteinander. Und was ich ganz toll fand Janet, wie für dich so selbstverständlich war, diese Kommunikation anzusprechen, die da geschehen muss. Denn wie immer ist ehrlicherweise die Kommunikation der Schlüssel. Und wenn die nicht läuft, dann wird es schwierig. Ich denke da an unseren letzten Sommer, da haben wir ein bisschen gesehen, wie man es nicht so macht. Und nein, wir werden keine Namen nennen oder Unternehmen nennen. Aber da hatten wir das mit diesem Überstülpen.

Die SOX-Stolperfalle: Überstülpen statt klare Strategie 

Janet Winkler: [00:08:28] Ja, was kann man da für sich mitnehmen oder auch als externer Berater oder Beraterin mitnehmen? Also es ist immer wieder wichtig, sich konzeptionell Gedanken zu machen. Das ist natürlich manchmal schwierig, wenn man unter Zeitdruck steht, wenn mehrere Sachen parallel laufen, wenn es global eingeführt wird. Aber nichtsdestotrotz sieht man immer wieder, wie wichtig es ist, konzeptionell am Anfang es auf gesunde Füße zu stellen, damit man im Nachgang nicht extra Schleifen drehen muss und Mitarbeiter dann rund um die Uhr arbeiten, nur um das Thema SOX. Weil das ist nicht das Hauptgeschäft. Es sollte immer der Fokus aufs Hauptgeschäft sein und deswegen, wie bei jedem Projekt: Es ist gut, das erst zu durchdenken und aufzubauen und dann loszulaufen. Und das wäre jetzt mein Learning aus einem der letzten Projekte.

Judith Geiß: [00:09:24] Ja, definitiv. Und da wir da noch ein paar mehr Learnings haben, die wir jetzt heute an der Stelle erst mal nicht verraten wollen, laden wir Sie natürlich gerne ein, sich zu melden. Janet und ich helfen Ihnen gerne bei der Konzeption von SOX, bei dem Austausch mit den amerikanischen Kollegen, um besser zu verstehen, wie Sie sinnvoll das Ganze einsetzen können. Daher melden Sie sich gerne. Und ja, Janet und ich stehen dann gerne natürlich zu einem Gespräch bereit. Und der Vorteil ist, wie Sie auch schon im Gespräch merken, jede von uns bringt ihre besonderen Facetten, ihr besonderes Augenmerk rein. Und wenn das kein Gewinn ist, weiß ich auch nicht. Ja, Janet, wir sind schon wieder am Ende für die heutige Episode und ich freue mich schon wirklich auf die nächste. Ich hoffe, die Hörer auch. Ich sag wieder mal Dankeschön. Und ja, wir hören uns zum nächsten Teil.

Janet Winkler: [00:10:11] Danke Judith, ich freue mich auf Teil 3.

Speaker1: [00:10:15] Buchen Sie jetzt ein Mentoring mit Judith Geiß. Egal ob als Mitarbeiter, Führungskraft oder Team. In einem individuell auf Sie zugeschnittenen Mentoring, erhalten Sie wertvolle Tipps und Hinweise, wie Sie sicher durch die Zeiten der Veränderung kommen. Schauen Sie vorbei auf www.thebridge-online.com/Mentoring. Den Link finden Sie auch in den Shownotes.