Podcast-Episode 78: Blick hinter die Kulissen 4/5: Vertrieb versus Buchhaltung – der Umgang mit der Zahlungsmoral

Mein Praxistipp: Für den Zahlungseingang fordern US-Konzerne den Schulterschluss zwischen Vertrieb und Buchhaltung

Inhalt / Links zu dieser Episode:

Vertrieb und Buchhaltung bilden so manches Mal ein echtes Spannungsfeld. Eine neue Policy aus den USA nach einer US-amerikanischen Übernahme macht dieses Zusammenspiel oft nicht unbedingt einfacher. Warum dennoch ein Schulterschluss beider Abteilungen so wichtig ist, erklärt Judith Geiß in der heutigen Episode.

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Herzliche Grüße und bis bald,

Ihre Judith Geiß

Transkript der Podcast-Folge:

[00:00:00] Übernahme als Chance. Der Podcast von und mit Judith Geiß. Sie und Ihr Unternehmen sind von einer Übernahme betroffen? Dann sind Sie hier genau richtig. Judith Geiß, die Expertin für US-amerikanische Übernahmen im deutschsprachigen Raum, teilt mit Ihnen wertvolle Tipps und Tricks und zeigt Ihnen, wie Sie diese Veränderung für sich und Ihr Unternehmen nutzen können. Ganz nach dem Motto: take the chance.

[00:00:24] Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Episode des Übernahme als Chance-Podcasts. Heute wieder mit einem Blick hinter die Kulissen. Es geht heute um das Thema Vertrieb – Buchhaltung oder auch: Spannungsfeld Vertrieb – Buchhaltung. Ja, auch hier wieder ein Beispiel aus der Praxis für Sie oder aus einem meiner Projekte. Auch da wieder der Hinweis: Dieses Beispiel ist schon mehrfach passiert und hängt nicht nur an einem Kunden-Beispiel. Und zwar geht es darum, ja vielleicht sogar, wie deutsche Unternehmen geführt werden und wie amerikanische Unternehmen geführt werden.

Gute Umsätze zu schreiben, genügt US-Konzernen nicht

Der klassische deutsche Mittelstand, ja, wie soll ich sagen, wird sehr sales-getrieben oder vertriebs-getrieben geführt. Denn ja, letztendlich hier wird das Geld reingeholt, die Aufträge hereingeholt und damit sichergestellt, dass das Unternehmen fortbesteht. Nach einer Übernahme verändert sich das ein bisschen, da die Amerikaner natürlich auch auf die Umsätze schauen, aber für sie auch natürlich wichtig ist, dass nicht nur der Umsatz geschrieben wird, sondern dass auch das Geld reinkommt.

Ja, so geschieht es in meinen Projekten sehr oft, dass da ein besonderer Blick draufgelegt wird und dann der ein oder andere Vertriebsmitarbeiter etwas überrascht sein wird. Denn meist gibt es dann eine neue Policy aus den USA, wie denn mit den Außenstehenden zu verfahren ist. Meist ist es so, dass der Vertrieb viel, viel mehr eingebunden wird wie vorher. Denn in der Vergangenheit war das ein Thema der Buchhaltung. Und somit, ich will nicht sagen, dass man nicht unterstützt wurde, aber sagen wir es mal so, weniger unterstützt, denn man war ja schon an neuen Aufträgen dran, und das sollen die mal von der Buchhaltung machen.

Aus Umsätzen müssen Zahlungseingänge werden

Nach solch einer Policy aus USA verändert sich das, weil meist hier dann ein Zusammenspiel von Vertrieb und Buchhaltung notwendig ist. Schlicht und ergreifend dahingehend, dass aus den Umsätzen Zahlungseingänge werden. Und dann geht es nur im Schulterschluss.

Wie gesagt, vielleicht ist es auch ein bisschen eine Blaupause, vielleicht ist es die selektive Wahrnehmung in meinen Projekten. Aber dieses Thema hat mich selbst auch damals begleitet, als ich selbst von einer Übernahme betroffen war. Ich selbst hatte Glück, dass ich mit der Vertriebs-Assistentin zu tun hatte, die dann quasi dafür gesorgt hat, dass die Vertriebler uns unterstützten, um sicherzustellen, dass die Gelder nicht nur fakturiert werden oder dass die Rechnungen nicht nur fakturiert werden, sondern auch, dass der Geldeingang folgt. Und ich muss sagen, wir waren beide oder sind bis heute stolz, dass wir es geschafft haben, nahezu keine Zahlungsausfälle zu haben, schlicht weil unser Frühwarnsystem funktioniert hat.

An der Stelle sei verraten: die Vertriebs-Assistentin von damals arbeitet mittlerweile schon knapp 12 Jahre für mich und unterstützte mich zuerst als Assistentin und jetzt mittlerweile im Bereich Social Media. Sie sehen, die Welt ist klein und Kontakte bleiben erhalten.

Es geht nicht darum, dem Vertrieb das Leben schwer zu machen

Ich werde nämlich oft gefragt, wie es denn so ist, ob ich den Vertrieb nicht mag, weil ich dem Vertrieb das Leben schwer mache. Aber das ist nicht so, sondern ich habe natürlich die Brille, wann ist es ein guter Kunde? Ein guter Kunde – und das werden Sie sicherlich auch selbst so sehen –, ist ein guter Kunde, der zahlt. Oder haben Sie beim Bäcker schon mal gesagt, ich komme dann wieder, wenn ich von Ihnen eine Zahlungserinnerung erhalten habe oder eine Mahnung? Oder andersrum, wenn Sie eine Mahnung erhalten? Mir ist es persönlich immer sehr peinlich und ich möchte das eigentlich nicht, weil ich weiß, wie viel Aufwand dahinter steckt.

[00:04:00] Von daher: Auch bei einer Übernahme ist es wichtig, wie auch sonst, dass Vertrieb und Buchhaltung im Schulterschluss sind und gemeinsam an Lösungen arbeiten. Und nein, es ist nicht ärgern, das Vertriebs- oder alte Rechnungen begleichen, was mir teilweise ja nachgesagt wird.

Im Zweifel droht ein Lieferstopp

Und das Wichtigste ist: Die Policy wird auch nicht verschwinden. Vielleicht gibt es irgendwann mal andere Lösungen. Aber ganz ehrlich, wenn jemand über Jahre überfällig ist, dann muss man schon auch mal, in dem Fall von dem einen oder anderen Kunden geschehen, mit einem Lieferstopp drohen oder ihn umsetzen. Schlicht und ergreifend, dass da Bewegung reinkommt. Ist es in der ersten Zeit eine schöne Zeit und aufreibend? Das ist es definitiv.

Aber kein besseres Gefühl gibt es, wie wenn das Geld dann wirklich reinkommt und man sich wieder um die schönen Themen kümmern kann bzw. wenn der Prozess dann so eingeschliffen ist. Gibt es für die Einführung einer Policy den richtigen Zeitpunkt? Ganz ehrlich, der richtige Zeitpunkt ist im Zweifel immer jetzt.

Letztlich zahlt die Zusammenarbeit auf das eigene Gehalt ein

Wie meine Mitarbeiterin mir gerade heute in einem Gespräch noch mal gesagt hat, ist, na ja, ich habe gelernt, ich halte mich gut mit der Buchhaltung, denn im Zweifel überweist die Buchhaltung mein Gehalt. Und damit sie das tun kann, muss ich dafür sorgen, dass die Gelder der Kunden reinkommen. Ich fand das so schön, dass ich das heute in der Episode mit Ihnen teilen wollte. Von daher freue ich mich, wenn Sie einen Impuls auch aus dieser Blick hinter die Kulissen-Folge mitnehmen konnten, und wünsche Ihnen jetzt eine gute Zeit bis zur nächsten Episode.

[00:05:33] Buchen Sie jetzt ein Mentoring mit Judith Geiß. Egal ob als Mitarbeiter, Führungskraft oder Team, in einem individuell auf Sie zugeschnittenen Mentoring erhalten Sie wertvolle Tipps und Hinweise, wie Sie sicher durch die Zeiten der Veränderung kommen. Schauen Sie vorbei auf www.thebridge-online.com/mentoring. Den Link finden Sie auch in den Shownotes.