Post-Merger-Integration Checkliste: 9 Bausteine für eine erfolgreiche Übernahme

Post-Merger-Integration Checkliste: So meistern Sie die US-amerikanische Übernahme – Holen Sie sich jetzt exklusive Tipps! 

So behalten Sie im Integrationsprozess den Überblick und meistern Herausforderungen, bevor sie zu Fallstricken werden.

Abstimmen, Anpassen, Abgleichen – diese drei Handlungsfelder sind die Basis der von mir entwickelten Übernahme-Formel, die Ihnen als wertvoller Wegweiser durch den Post-Merger-Integrationsprozess dient.  Doch was bedeutet das im Detail? Welche Maßnahmen sind wann zu setzen und welche To-dos dürfen Sie auf keinen Fall außer Acht lassen? 

Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, habe ich in diesem Artikel eine Post-Merger-Integrations Checkliste für Sie vorbereitet. Sie basiert auf meiner jahrelangen Erfahrung als Übernahme-Mentorin, orientiert sich an den neun Erfolgsbausteinen der Übernahme-Formel und soll Ihnen helfen, erfolgreich durch den Übernahmeprozess zu navigieren.

Lesetipp: Sie wollen sich detaillierter über die einzelnen Bausteine der Checkliste informieren? Dann holen Sie sich unbedingt mein Buch „Die Übernahme-Formel“, das es ab sofort auch als Hörbuch gibt!

Post-Merger-Integration – Checkliste im Überblick

Eine Übernahme durch ein anderes Unternehmen ist kein kleines Projekt, das mal so „nebenbei” im Vorbeisprinten erledigt werden kann. Stattdessen handelt es sich um einen Marathon, der Sie viel Ausdauer und Durchhaltevermögen kosten wird. 

Als Ergebnis erhalten Sie im Idealfall eine gleichberechtigte Ehe und keine Zwangsheirat, wie ich bereits in meinem Artikel „Post-Merger-Integration vorbereiten: besser jetzt als nie und auf keinen Fall zu spät!” ausführlich beschrieben habe. 

Warum im Idealfall? Weil auf dem Weg dorthin so manche Herausforderung auf Sie wartet. Das durfte ich in mehr als zehn Jahren als Managerin ad Interim, Projektmanagerin und Mentorin in vielen mittelständischen Unternehmen im Zuge von Übernahmeprojekten selbst erleben. 

Die gute Nachricht lautet: In der Phase der Post-Merger-Integration müssen Sie sich nicht auf Ihr Bauchgefühl oder den Zufall verlassen, stattdessen können Sie sich an bewährten Handlungsempfehlungen orientieren, die ich für Sie erprobt habe. Denn in meiner Praxis habe ich neun Erfolgsbausteine identifiziert, die sich als unverzichtbar für den Übernahmeerfolg erwiesen haben:

1. Vorbereitung und Bestandsaufnahme
2. Human Resources
3. Externe Unterstützung
4. Beziehungsaufbau
5. Projektplan
6. Erfolgsteams
7. Mannschaft
8. Monitoring und Routinen
9. Abschluss und Kultur

Vorbereitung und Bestandsaufnahme

Der erste Punkt auf Ihrer Post-Merger-Integrations Checkliste ist die Vorbereitung und Bestandsaufnahme, in der Sie in erster Linie Informationen sammeln. Versuchen Sie so viel wie möglich über den US-amerikanischen Mutterkonzern herauszufinden, informieren Sie sich über Gesetze und Regelungen, die für Sie in Zukunft relevant sein werden. Und gehen Sie diesen Schritt unbedingt bereits vor dem öffentlichen Bekanntwerden der Übernahme, wenn Sie noch in Eigenregie agieren können. 

Bereits jetzt werden Sie erkennen, wo es noch Lücken und Nachholbedarf gibt. Das beginnt bei den Sprachkenntnissen des Teams und reicht über die Buchführung bis zum Projektmanagementsystem. 

Mein Tipp: Je eher Sie wissen, woran es noch mangelt, desto schneller können Sie darauf reagieren und Lösungen finden. Knüpfen Sie schon in dieser frühen Projektphase Kontakte zu externen Partnern, die Sie im gesamten Post-Merger-Prozess unterstützen können. 

Besonderes Augenmerk sollten Sie schon jetzt auf die großen Themen SOX (Sarbanes-Oxley Act, Bundesgesetz, das Bilanzmanipulation erschweren soll), Bilanzierung nach US-GAAP und aus organisatorischer Sicht auf die SSC (Shared Service Center) legen. Ich kann Ihnen versichern, dass Sie im Rahmen der Post-Merger-Integration mit diesen Themenfeldern garantiert konfrontiert werden.

Human Resources

Es gibt eine Abteilung, deren Fingerspitzengefühl und Know-how im Laufe der Post-Merger-Integration speziell gefordert ist – die Personalabteilung. Durch eine US-amerikanische Übernahme verändern sich die Aufgaben vieler Mitarbeiter. Sie müssen neue Anforderungen erfüllen und benötigen dafür unter Umständen Qualifikationen, die vorher nicht erforderlich waren. Umso wichtiger ist es, die HR-Abteilung schon möglichst frühzeitig in den Übernahmeprozess einzubinden. So können Trainings und Weiterbildungen organisiert und etwaiger Nachholbedarf rechtzeitig kompensiert werden.

Die teilweise tiefgreifenden Neuerungen einer Übernahme sorgen im Team vielfach für Sorgen, Ängste und Verunsicherung. Umso wichtiger ist daher die maßgeschneiderte, zeitlich abgestimmte interne Kommunikation. Auch hier ist es unerlässlich, die Personalabteilung ins Boot zu holen und für eine zielgerichtete Informationskette zu sorgen. 

Mehr über dieses sensible Thema lesen Sie auch in meinem Blogbeitrag Post-Merger-Integration: Kommunikation ist King, Beziehung ist Kong.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft arbeitsrechtliche Themen. Mitarbeiter müssen in der Phase nach der Übernahme oft mehr und zu anderen Zeiten arbeiten – Stichwort Zeitverschiebung und Meetings mit amerikanischen Kollegen. Andere werden unter Umständen ihren Job verlieren und es benötigt einen ausgeklügelten Sozialplan sowie arbeitsrechtliches Fachwissen.

Mein Tipp: Ich habe häufig beobachtet, dass sich die Personalabteilungen in der Fülle der Anforderungen der Post-Merger-Integration überfordert oder alleingelassen fühlen. An anderer Stelle fehlte einfach das nötige Spezialwissen. Ich lege Ihnen daher sehr ans Herz, sich gerade in Personalfragen externe Experten zu holen, die Ihnen zur Seite stehen. Sehr gerne kann ich Ihnen bei Bedarf passende Ansprechpartner aus meinem umfangreichen Netzwerk nennen. Schreiben Sie mir dazu eine E-Mail. 

Externe Unterstützung

Sie stellen sich die Frage, ob es sinnvoll ist, sich externe Unterstützung zu holen, wenn es darum geht, eine US-amerikanische Übernahme zu meistern? Die Antwort lautet, wie beim Punkt Human Resources schon angedeutet, eindeutig: JA. 

Ich wage zu behaupten, dass kaum ein (mittelständisches) Unternehmen in Deutschland zum Zeitpunkt der Übernahme alle Kompetenzen und jegliches Fachwissen, das für die Post-Merger-Integration nötig ist, ganz entspannt aus der Schublade ziehen kann. Sich das einzugestehen, ist schon einmal der wichtigste Schritt, denn somit kann lösungsorientiert gehandelt werden – und zwar am besten so früh wie möglich.

Bereits beim Punkt „Vorbereitung und Bestandsaufnahme” habe ich darauf verwiesen, dass es unglaublich wichtig ist, mögliche Know-how-Lücken frühzeitig zu erkennen. So bleiben Sie handlungsfähig und können sich punktgenaue Unterstützung holen. Speziell dann, wenn die Zeit nicht ausreicht, um das eigene Team zu schulen und sich die fehlenden Kompetenzen intern anzueignen.

Mein Tipp: Mit meinem Beratungsangebot begleite ich Sie gerne in der Phase nach einer US-amerikanischen Übernahme. Kontaktieren Sie mich jederzeit, gemeinsam finden wir schnell und unkompliziert Lösungen für Sie!

Beziehungsaufbau

Wenn Sie in der Vorbereitungsphase herausgefunden haben, dass Sie für die Post-Merger-Integration Informationen vom amerikanischen Mutterkonzern benötigen, rate ich Ihnen, rasch die ersten Kontakte zu den amerikanischen Kollegen zu knüpfen. 

Denn mit der Taktik „Kopf in den Sand und abwarten, was passiert” kommen Sie nicht weit. Gehen Sie aktiv auf die entsprechenden Ansprechpartner zu, beweisen Sie Interesse und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit. 

Eine gute Option kann es auch sein, mit einer anderen deutschen Schwestergesellschaft in Verbindung zu treten, die den Integrationsprozess bereits abgeschlossen hat. So erfahren Sie aus erster Hand, worauf Sie achten müssen und können eventuell auch einige wichtige Informationen „hinter den Kulissen” einholen, die später hilfreich sind. 

Gerade wenn es um die Kommunikation nach außen geht, etwa mit der Presse, aber auch mit Ihren Kunden und Lieferanten sind Sie gut beraten, wenn Sie rechtzeitig aktiv werden. Stellen Sie sich vor, Ihre Kunden erfahren von der Übernahme durch ein unpersönliches Schreiben, statt von Ihnen – welchen Eindruck würde das wohl hinterlassen?

Mein Tipp: Definieren Sie von Anfang an Zuständigkeiten und Ansprechpartner. So ist für Ihre amerikanischen Kollegen zu jeder Zeit klar, wer bei Ihnen im Unternehmen wofür zuständig ist und Antworten auf welche Fragen liefern kann. Glauben Sie mir, diese Empfehlung kann Ihnen Unmengen an Mehrarbeit und Chaos ersparen.

Projektplan

„Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.”

Die Post-Merger-Integration ist kein Wunschkonzert, sondern erfordert Struktur und möglichst realistische Planung. Die Erkenntnisse aus der Vorbereitungsphase und den Abstimmungsgesprächen müssen daher unbedingt in einen Projektplan einfließen. Dieser steht in weiterer Folge im Mittelpunkt aller Überlegungen und stellt ein unverzichtbares Steuerungsinstrument in der gesamten Integrationsphase dar. 

Bedenken Sie dabei unbedingt, dass sich im Zuge der Übernahme plötzlich unvorhersehbare Ereignisse oder Hürden auftun können – ihr Projektplan muss daher laufend an die neuen Gegebenheiten angepasst werden und Spielraum für genügend Flexibilität aufweisen.

Erfolgsteams

Die Post-Merger-Integration ist ein zeitlich befristetes Projekt, das alle Beteiligten möglichst schnell abwickeln wollen, um danach rasch wieder ins Tagesgeschäft überzugehen. 

Mit schnell ist aber keineswegs schlampig gemeint – ganz im Gegenteil. Sie haben überhaupt nichts davon, wenn Sie andauernd mit Änderungswünschen und Nachbesserungsbedarf aus dem Mutterkonzern konfrontiert werden, weil Sie in der Integrationsphase ihre Hausaufgaben nicht ordentlich gemacht haben. Stattdessen ist es sinnvoll, von Beginn an solide und tragfähige Prozesse zu etablieren, die auch später langfristig funktionieren.

Dafür empfehle ich, mit Erfolgsteams zu arbeiten. Holen Sie sich die Besten aus Ihrem Team zusammen und betrauen Sie diese Vertrauenspersonen mit Projektaufgaben. Achten Sie darauf, dass diese Mitarbeiter ein gutes Ansehen in ihrer jeweiligen Abteilung haben und wertvollen Input liefern können.

Wer sich für die Teilnahme an den Erfolgsteams eignet, zeigt sich meist auf Basis der Erfahrungen aus der Vergangenheit. Suchen Sie nach besonderem Engagement und Commitment, dann sind Sie bei der Auswahl auf dem richtigen Weg. 

Oft spielen jedoch gerade auch Teammitglieder eine wichtige Rolle, die bisher nicht allzu sehr in Erscheinung getreten sind, aber durch versteckte Talente im Post-Merger-Prozess glänzen können. Dazu gehören etwa exzellente Englischkenntnisse oder Berufserfahrung im amerikanischen Konzernumfeld.

Mannschaft

Wer nicht Teil der Erfolgsteams ist, sorgt dafür, dass das Tagesgeschäft trotz der Integrationsphase erfolgreich weiterläuft. Denken Sie daran, dass Ihr Team in dieser sensiblen Phase Unterstützung benötigt. Mehrarbeit steht auf der Tagesordnung, Kunden und Lieferanten stellen Fragen und im schlimmsten Fall warten vor der Eingangstür neugierige Journalisten. 

Ich habe es in der Vergangenheit oft erlebt, dass die Mitarbeiter sich in der Übernahme vernachlässigt und vergessen fühlen. Diesem Umstand können Sie gezielt entgegenwirken, indem Sie mit einer vorab abgestimmten One-Voice-Policy gezielte interne Kommunikation betreiben.

Meiner Erfahrung nach sind informierte und in das Geschehen eingebundene Mitarbeiter motiviert und engagiert bei der Sache. Sie stellen eine wichtige Stütze dar, weil sie das Unternehmen wie ihre Westentasche kennen und ihre Aufgaben im Schlaf beherrschen. Damit sind sie immer dann zur Stelle, wenn Probleme auftauchen – eine Fähigkeit, die in der Post-Merger-Integration unverzichtbar ist, glauben Sie mir!

Monitoring und Routinen

Auch wenn die Begriffe „Monitoring und Routinen” auf den ersten Blick etwas unsexy klingen, offenbart sich dahinter ein besonders wichtiger Punkt auf Ihrer Post-Merger-Integrations Checkliste. 

Denn durch engmaschiges Monitoring der einzelnen Projektschritte und Meilensteine behalten Sie den Überblick und können gegebenenfalls rasch gegensteuern, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Sie füttern damit außerdem immer wieder das Belohnungszentrum aller Beteiligten. Nämlich immer dann, wenn Sie hinter eine erfolgreich absolvierte Aufgabe einen Haken setzen und so den Projektfortschritt dokumentieren können. Diese kleinen Teilerfolge sind für die Motivation und das Dranbleiben unglaublich wichtig – lassen Sie sich daher diese Freude auf keinen Fall entgehen.

Wie schon erwähnt, ist es zielführend im Integrationsprozess neue Routinen und Abläufe zu entwickeln, die auch später nach Abschluss der Post-Merger-Integration tragfähig sind. Ich empfehle Ihnen daher unbedingt, im Monitoring immer wieder einen Blick auf diese neuen Abläufe zu werfen. Hilfreich dafür sind Prozessdokumentationen, die genau festlegen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind und so eine wichtige Gedankenstütze für Ihre Mitarbeiter darstellen.

Auch Zahlen und Daten werden im Zuge der Übernahme ihre besten Freunde. Sie geben schnell und objektiv Aufschluss über Zielabweichungen und mögliche Korrekturmaßnahmen. Und dann wären da noch die vielen neuen Termine, die jetzt auf Sie zukommen. Diverse Audits werden Sie in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ebenso erwarten wie neue Gepflogenheiten in der Buchhaltung, die Ihnen vom amerikanischen Mutterkonzern vorgegeben werden. 

Lesetipp: Welche Auswirkungen die neuen Konzernvorgaben auf Ihr Buchhaltungssystem haben, lesen Sie auch in meinem Artikel „Monatsabschluss für den US-Konzern: So geht’s super entspannt statt mega stressig.”

Abschluss und Kultur

Die Wogen haben sich geglättet und langsam aber sicher sehen Sie Licht am Ende des Tunnels? Dann dürfen Sie sich und Ihrem Team schon bald stolz auf die Schulter klopfen – der Projektabschluss steht vor der Tür.

Doch woran erkennen Sie, dass es endlich so weit ist? Der lang erwartete Moment lässt sich nicht an einem eindeutigen Faktor festmachen. Vielmehr sind es viele kleine Aspekte, die darauf hindeuten, dass das Tagesgeschäft wieder vermehrt in den Mittelpunkt rückt. 

Die neuen Abläufe sind nun zu Routinen geworden, sämtliche Dokumentationen sind komplett, Sie haben alle Prüfungen und Audits zumindest einmal durchlaufen und die Erfolgsteams können sich Schritt für Schritt wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden.

Kurz gesagt: Das „Neu-Gefühl” verschwindet langsam und mit ihm die Unsicherheit des Unbekannten.

In dieser Phase am Ende der Post-Merger-Integration ist es essenziell, das ganze System einmal zur Ruhe kommen zu lassen und nicht zu abrupt einen Schlussstrich zu ziehen – etwa wenn es um die Zusammenarbeit mit Interim Managern oder externen Beratern geht. 

Sie können sich die Abschlussphase vorstellen wie die ersten Schlittschuh-Schritte auf einem frisch zugefrorenen See. Testen Sie langsam und vorsichtig, wie tragfähig der Untergrund ist. Und wenn Sie sich sicher sind, dass alles hält: Feiern Sie! Würdigen Sie den gemeinsam Erfolg und schauen Sie gemeinsam auf das Erreichte zurück. Denn das verbindet und gibt Kraft für alle weiteren gemeinsamen Vorhaben.

Post-Merger-Integration Checkliste – mein Fazit

Von der Vorbereitung bis zum erfolgreichen Abschluss hält die Post-Merger-Integration so manche (oft unerwartete) Herausforderung bereit. Damit Sie die Hürden, die dabei auf Sie zukommen werden, mit möglichst wenig Reibungsverlust meistern, kann diese Post-Merger-Integrations-Checkliste Ihnen immer wieder als wertvolle Hilfestellung dienen.

Wenn Sie sich mehr Details und viele, weitere wertvolle Tipps rund um die US-amerikanische Übernahme wünschen, empfehle ich Ihnen an dieser Stelle von ganzem Herzen die Lektüre meines Buches „Die Übernahme-Formel„. Und falls Sie statt zu lesen lieber zuhören, habe ich gute Neuigkeiten für Sie. Denn seit dem 12. Februar 2023 gibt es das Buch auch als Hörbuch!