Podcast-Episode 16: Hilfe, ich ertrinke in E-Mails

E-Mail Flut bewältigen – Judith Geiß ist ein Fan von Inbox-Zero.

Inhalt / Links zu dieser Episode:

Viele von uns kennen es: kurz vor Weihnachten wird es nochmal hektisch. Projekte müssen noch in diesem Jahr abgeschlossen werden und manche Kollegen verabschieden sich bereits in den Urlaub. Nicht beendete Arbeitsaufgaben werden von ihnen an die anderen Mitarbeiter verteilt. Dies führt nicht selten dazu, dass man sich von der E-Mail-Flut regelrecht erschlagen fühlt und nicht mehr weiß, wie man das alles schaffen soll. Wie Sie damit umgehen und es sich somit leichter machen können, darüber spricht Judith Geiß in der aktuellen Episode.

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Herzliche Grüße und bis bald,

Ihre Judith Geiß

Transkript der Podcast-Folge:

Übernahme als Chance. Der Podcast von und mit Judith Geiß. Sie und Ihr Unternehmen sind von einer Übernahme betroffen? Dann sind Sie hier genau richtig. Judith Geiß, die Expertin für US-amerikanische Übernahmen im deutschsprachigen Raum, teilt mit ihnen wertvolle Tipps und Tricks und zeigt Ihnen, wie Sie diese Veränderungen für sich und Ihr Unternehmen nutzen können. Ganz nach dem Motto: take the chance.

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Folge das Übernahme als Chance Podcasts. Heute möchte ich mit Ihnen über das Thema sprechen: Hilfe, ich ertrinke in E-Mails. Gerade jetzt in der Vorweihnachtszeit erlebe ich oft das Phänomen, dass Kollegen gerne ihren Schreibtisch leer machen und damit natürlich auch ihren virtuellen Schreibtisch in Form von Outlook und Aufgaben, die sie das ganze Jahr vielleicht vor sich hergeschoben haben, bearbeiten und sie dann an Kollegen – in Anführungsstrichen – natürlich nur weiter schieben. Dies führt dazu, dass man den Eindruck hat, dass man nahezu in E-Mails ertrinkt. Zumindest ist es bei mir so.

Außerdem gibt’s ja da auch noch die Projekte, die man dieses Jahr noch unbedingt abschließen will, denn nach Weihnachten ist dafür eh keine Zeit mehr. Wie Sie dem Ganzen begegnen können oder anders gesagt, wie ich es für mich löse, da möchte ich ein bisschen drauf eingehen. Wie begegne ich dem Ganzen? Ich habe persönlich ein Ritual, dass ich morgens erstmal alle E-Mails aufrufe um zu sehen, was da so alles angefallen ist. Dann gehe ich meist durch: welche Meeting-Einladungen sind da, welche Dinge erfordern meine aktuelle Aufmerksamkeit? Also z.B., dass ich E-Mails dringend weiterleiten muss weil ich gar nichts damit zu tun habe, aber vielleicht die E-Mail bei mir gelandet ist. Ich schaue weiterhin, welche E-Mails sind wirklich für mich von Relevanz? Denn nicht jeder hält die Regel ein, dass er mich CC nimmt, wenn ich nicht wirklich was dazu tun muss. Oder schlicht und ergreifend: es ist etwas, das ich löschen kann, was gar nicht da sein sollte, weil es einfach irrelevant ist. Ob das irgendwelche Werbung oder irgendwas ist und nicht zuletzt bleibt dann natürlich das übrig, was dann doch bei mir bleibt und dann bearbeite ich das. In der Regel versuche ich, nicht dauerhaft im Online-Modus von Outlook zu arbeiten – einfach um sicherzustellen, dass während ich in der Bearbeitung bin, noch viele neue E-Mails dazu kommen, die dann natürlich meine Aufmerksamkeit wieder lenken. Und zwar auf die neu eingetroffenen und dann geht schnell mal eine E-Mail unter.

Ich persönlich bin ein Fan von Inbox-Zero. Das meint: ich mag es nicht, wenn zu viele E-Mails in meinem Posteingang sind und daher versuche ich im Verlauf des Tages auch dafür zu sorgen, dass der Posteingang auch leer ist. Leer ist er auch manchmal vielleicht deswegen, weil ich schlicht und ergreifend eine Nachverfolgung einstelle, weil ich z.B. sage: nein, diese E-Mail oder das, was da in der E-Mail steckt muss ich nicht vor Weihnachten noch beantworten oder das ist mir nicht wichtig genug. Aber Vorsicht: was ich definitiv tue ist natürlich den Versender zu informieren, dass ich hier andere Prioritäten setze und mich selbstverständlich gerne im neuen Jahr wieder an ihn wende um die Anfrage entsprechend zu beantworten. Vielleicht sagen Sie sich jetzt: das geht bei uns nicht! Ich muss da wirklich sofort und immer erreichbar sein. Ja, diese Situationen gibt es, die gibt es auch bei mir in den Projekten. Aber auch da: Sie kennen die Zeiten in denen Sie arbeiten, wo die Kollegen vielleicht nicht mehr arbeiten, wo Sie richtig was weg gearbeitet bekommen.

Deshalb mein Tipp: ab und an einfach mal nur für den Moment – und wenn es nur eine halbe Stunde ist – auf Offline-Modus umsteigen, um einfach die Sachen zu machen die Ihnen wichtig sind und die abgearbeitet gehören. Und ein voller Posteingang oder vielleicht sogar ein unbearbeiteter Posteingang ist so ähnlich wie die Abstellkammer in der Wohnung, wo man immer wieder denkt, ich müsste ja mal entrümpeln aber keine Zeit sich dafür nimmt. Nur wenn man sich die Zeit dann endlich mal genommen hat, fühlt man sich so viel freier. Das ist das Gefühl, dass ich habe wenn ich Inbox-Zero mache. Weil dann habe ich das Gefühl, ich kann beruhigt meinen Feierabend machen. Und in dem Sinne wünsche ich Ihnen jetzt einen baldigen Feierabend, oder einen schönen Abend und hoffentlich bald auch eine Inbox-Zero. Ich freue mich, dass sie wieder dabei waren und freue mich auf das nächste Mal.

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