The Bridge Talk # 4: Geht Inbox Zero auch im Konzern?

Heute freue ich mich, Katharina Vollus begrüßen zu dürfen. Wir sprechen heute über das Thema: Geht Inbox Zero auch im Konzern?

Für die eigene Umsetzung laden Sie sich am besten das E-Book von Katharina Vollus über https://katharinavollus.de/inbox-zero-ebook/ herunter.

Was meinen Sie ist das möglich? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Katharina Vollus ist Expertin für Projektmanagement mit 15 Jahre Erfahrung als Senior Projektleitung aus Berlin. Ihre Methoden reichen von PMI® bis agil. Aufgrund ihrer langjährigen Projektmanagement Erfahrung weiß sie, wie wichtig Strukturen für das Erreichen von Erfolgen sind. Katharina fokussiert sich auf die persönliche Einstellung und Persönlichkeitsentwicklung von Projektleitern und Führungskräften, die zum stressfreieren Umgang mit den Herausforderungen führt. Mehr auf ihrem Blog https://katharinavollus.de/ oder auf LinkedIn.

Den erwähnten Artikel auf den wir uns beziehen, finden Sie hier.

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Transkript der Talk-Folge:

[00:01] – Judith Geiß
Herzlich willkommen zum heutigen The Bridge Talk auch heute wieder mit einem Gast und dies zum Thema: Inbox Zero im Konzern. Und liebe Katharina, herzlich willkommen!

[00:12] – Katharina Vollus
Ja, danke schön, dass ich hier bin.

[00:14] – Judith Geiß
Wir beide kennen uns ja über einem Online-Programm, das wir gemeinsam machen und worüber wir uns auch kennengelernt haben. Aber ich denke, es ist sicherlich auch für die Zuschauer interessant, einfach ein bisschen von dir zu erfahren, was ich schon alles weiß sozusagen. Also von dem stelle dich gerne vor.

[00:34] – Katharina Vollus
Also Katharina Vollus ist mein Name. So heißt auch meine Website und ich bin Projektmanagerin. Eigentlich wirklich schon richtig lange. Über 15 Jahre habe ich große interaktive Inszenierungen in Museen z.B. BMW Museum, Mercedes Benz, VW Autostadt und so weiter realisiert, wo wirklich sehr viele verschiedene Gewerke zusammen agieren und irgendwie festgestellt, dass meine Leidenschaft letztendlich ist, wenn man mal zum Kern kommt. Kreative Menschen oder Menschen, die eine Idee haben, wo sie hinwollen, dabei zu helfen, die Struktur dafür zu finden, das auch zu machen und dann kombiniert noch am besten mit Menschen, die irgendwie im Team arbeiten. Wie schafft man da so viel Struktur zu entwickeln in allen möglichen Bereichen, dass man gut irgendwo hinkommt und nicht zu viel, dass alle sich davon gegängelt fühlen? Ja, das ist meine Mission.

[01:30] – Judith Geiß
Das ist sehr schön. Vor allem ich denke einfach so, wie du erzählst und strahlst dabei denke ich einfach, es macht auch sehr viel Spaß.

[01:38] – Katharina Vollus
Ja, weil da was rauskommt am Ende. Also das ist ja toll, wenn man irgendwie so was Wunderbares dann auch zum Leben mithelfen kann. So ein bisschen Geburtshelferin sein kann.

[01:49] – Judith Geiß
Ich glaube, das ist auch immer so ein Punkt. Aber wie es auch meinen Kunden geht, da dieses fehlende da kommt was bei raus. Du siehst dann was daraus wird. Und wenn wir jetzt nochmal zu unserem Thema zurück gehen oder überhaupt drauf kommen, Geht Inbox Zero im Konzern?

[02:08] – Judith Geiß
Ich hatte gerade diese Woche selbst bei mir im Unternehmen so das Gefühl irgendwie. Wir haben gar nichts gearbeitet und guckst mal in gesendete Elemente und stellst fest war schon ganz schön viel Arbeit, aber du siehst halt nichts. Man hat halt nicht eine schöne Ausstellung im Nachhinein, sondern vielleicht nur in Anführungsstrichen das der Abschluss pünktlich fertig ist. Jetzt haben wir das Thema Inbox Zero genommen. Also vielleicht möchtest du aus deiner Sicht erklären, was du unter Inbox Zero verstehst? Und vor allem letztendlich geht es natürlich darum, noch die Frage zu beantworten, ob Inbox Zero, deiner, meiner wie auch immer auch der Zuschauer Meinung nach im Konzern wirklich geht.

[02:46] – Katharina Vollus
Ja, genau. Also vielleicht erst einmal ganz kurz vorab zur Begriffsklärung oder mal aufzuräumen mit dem Vorurteil, das hieße, man hätte keine E-Mails in der Inbox. Mit diesem Zero mit Null ist überhaupt nicht so. To zero heißt im Englischen einfach etwas zu Ende zu machen bis zum Schluss. Also dieses mit Null kann man eigentlich sofort streichen. Das heißt eigentlich nur das Prinzip, dass ich die E-Mail, die ich öffne, auch mir überlege, was ist damit eigentlich zu tun und konsequent irgendwas damit dann mache.Ja, da gibt’s dann vier Optionen. Kann man alles im Blogartikel den du sicherlich verlinken wirst, es dann nochmal nachlesen. Also im Grunde hat es was mit Konsequenz zu tun. In dem Moment nicht irgendwas nebenbei mal die E-Mails so schnell zwischen irgendwie ein Meeting und dem nächsten nur mal kurz drüber gucken. Das macht mir ja nur das Gefühl, ich hätte da schon was getan. Ich mache es, aber im Grunde dann ein zweites, drittes, viertes Mal und verschiebt immer wieder und hat immer wieder Aufwand. Und die Sachen dann gleich richtig zu machen ist sowieso so ein sage ich mal Produktivitäts-Hack überhaupt, damit sie dann halt ein Stück weiter getrieben sind. Und das ist für mich eigentlich inbox zero .

[03:57] – Judith Geiß
Also ich sehe das oft bei Kunden. Da sitzt man einmal zusammen vor dem Rechner. Kaum kommt die E-Mail ok, ist man schon in der Mailbox sozusagen mehr oder weniger ein Automatismus des Kollegen und. Also ich glaube das für mich persönlich Schlimmste, was jemals gesehen hab, waren irgendwie 5. 000 E-Mails im Posteingang.

[04:17] – Judith Geiß
Ja, da muss ich suchen.

[04:19] – Katharina Vollus
Ja, genau. Für mich gehören die auch nicht im Posteingang. Manche haben sagen für sich, dass sie damit absolut die Methode und nicht weg sortieren. Okay, das war dahingestellt. Aber keiner kann mir erzählen, dass wenn er gerade dabei. Ich komme gerade von einem Kunden, wo wir ihn irgendwie wir wollten Angebot grad schreiben und irgendwo ein Ping geht auf eine Notification oder geht da rüber, liest die E-Mail sogar auf einen zweiten Bildschirm und ich frage ihn auch: Was ist das denn jetzt? Und im Endeffekt haben wir die Notification ausgeschaltet, was bei Outlook sogar ein bisschen versteckt ist aber gut. Wer das jetzt nicht weiß von den Zuschauern googelt einfach Bildschirm Benachrichtigungen ausstellen und macht das am besten sofort. Denn es bringt keinem etwas. Und das ist ja im Grunde auch die Konsequenz von diesem Inbox Zero Prinzip. Ich mache nur noch ganz wenige Male am Tag meine Inbox auf. Also ich challenge jetzt mal mit dreimal nur. Morgens, mittags, abends und machmache dann die. Weiß ich nicht. 30 bis 100 E-Mails auch wirklich konsequent. Lies sie durch und guckt, ob da was zu tun ist. Sozusagen. Dass man dann am Blog arbeitet. Einfach genau auf das konzentriert und auch wirklich in diesem Abhaken MoModus drin noch oder richtig zuordnen. Ok. Hier brauche ich mal irgendwie länger, dann kann man die Tätigkeit da noch irgendwie einplanen. Und ich glaube gerade im Konzern haben wir immer das Gefühl, da könnte aber irgendjemand etwas geschickt haben, was super dringend ist und da muss ich drauf reagieren und so nach so eine Angst irgendwie irgendwas nicht gerecht zu werden. Und da muss man sich wirklich mal fragen. Also einfach die Gegenfrage stellen: Wäre es so schlimm, jemand würde jetzt 2 Stunden auf meine Antwort warten, bis das nächste Fenster wieder dran ist, wo ich die E-Mails lese und dann kriegt der auch wirklich eine Antwort, als dass ich die E-Mail zwar gecheckt habe, aber irgendwie doch nichts damit mache. Weil es nur so ganz kurz zwischendrin ist. Also finde ich. Die E-Mails sind ja nur ein Transportmittel sozusagen dafür. Und ich darf selber entscheiden, wann ich mich als Boss sozusagen meine E-Mails eigentlich mal darum kümmern und was ich eigentlich noch zu tun habe. In den E-Mails wird ja auch nicht die Arbeit gemacht, wirklich, die ich dazu leisten habe. Also wenn man sich mal an. Es hat viel mit dem Selbstverständnis als Führungskraft oder auch als Projektmanagerin oder so zu tun. Wie löse ich eigentlich Probleme, die entstehen? Die löse ich mit nachdenken, mit Leuten diskutieren, gute Lösungen finden und nicht auch irgendwie noch eine E-Mail antworten und den Thread noch länger machen? Ja, wenn man da so ein bisschen mit diesem „think with the end in mind“ denkt wirklich wie kann ich hier meine Position nicht im Sinne von so einem Automatismus. Ach E-Mail, ich schreibe da irgendwas schnell zurück, damit wieder weg ist von mir, sondern mit dem: Wie kann man das jetzt am sinnvollsten und schnellsten wirklich zu einer Lösung bringen?Weil das ist die Rolle. Darin sind ja auch Projektmanager eigentlich stark. Das sind genau nicht aus ihrem Fach kommen und jetzt sagen Ich muss aber diesen Punkt hier irgendwie. Sondern dass sie genau die Personen, die jetzt wichtig sind, zusammenbringen können in dem Meeting und wirklich eine endgültige Lösung finden darin. Und uns sagen können: Was ist jetzt wirklich wichtig fürs Projekt? Also es ist ja eigentlich die, die wirklich einen Mehrwert, den Projektmanager schaffen würde.

[07:34] – Judith Geiß
Ja, definitiv. Also dazu fallen mir zwei Stories von Kunden ein. Das eine ist der Klassiker. Die Tür geht auf. Ich hab dir gerade eine E-Mail geschickt. Na ja, ich lese ich dann heute Abend. Dann kommen wir zum nächsten dieses Thema einfach zu sagen. Also ich meine dieses drei Mal am Tag. Also ich würde das auch für mich als eher Herausforderung sehen, wenn ich das so tun würde. Mal mehr, mal weniger, je nachdem, wie turbulent es gerade zugeht. Aber ich glaube das Wichtigste auch da ist wieder das zu kommunizieren, weil wenn ich sonst immer jemand war, der kaum war die E-Mail da und dann schicke ich eine Antwort weg und ich antworte zwei Stunden nicht, dann ist das für den anderen erstmal komisch. Wobei ich glaube, dass es insbesondere diesen ganzen E-Mail Ping-Pong, dem wir uns ja auch immer wieder ausgesetzt fühlen, einfach guttun würde, wenn der andere mal zwei Stunden wartet, weil dann überlegt er sich vielleicht doch das, was wir oder was du jetzt eben auch gesagt hast, was wir da eher empfehlen würden, ruft auch die Person an, geh doch zu der Person, gerade wenn sie das ist ja der Klassiker. Also ich hatte das mal wirklich in einem Zimmer. Da gingen die E-Mails hin und her, zwischen zwei Leuten, zwei Tische nebeneinander. Da hahabe ich dann gesagt: Sorry Leute, das können wir so nicht machen.

[08:44] – Katharina Vollus
Nein, das geht nicht. Genau. Also die. Sich soll ich jetzt sagen, genau zu dem. Viel hat es ja auch mit der Teamkultur. Klar, manches ist mit dem Kunden oder so, aber letztendlich hat es auch mit dem Unternehmen zu tun. Wieviel wenn man zum Raum kommst und die Leute fragst oder einem Workshop? Wie schnell findet ihr okay auf eine interne E-Mail zu antworten und auf eine externe hast du mehr Meinungen als Leute im Raum sind? Ja und dann fällt erst einmal auf Oh, wir sehen das alle total unterschiedlich. Und da würde ich auch wieder sagen es gibt keinen richtigen Weg allgemeingültigen, sondern es geht nur darum, unsere Erwartungen explizit zu machen und mal auszusprechen und zu verhandeln, was dann umgewandelt wird.

[09:30]
Nicht in Erwartung und Glauben, sondern in Absprachen, Vereinbarungen zwischen einander, uns sozusagen. Die Erkenntnis: Wir finden es doch alle besser, wenn wir zwei Stunden produktiven Vertrag ausarbeiten oder irgendwie ein Konzept schreiben. Da entsteht doch Mehrwert, als wenn wir irgendwie dabei viermal in die E-Mails geguckt haben. Und dann gibt es die Studien dazu, die sagen, man braucht auch wieder 20 Minuten, um wieder in der Tiefe arbeiten zu können. Es gibt das Buch Deep Work. Was sagt so diese Work gibt’s echt so zu Hauf in unserer Welt jetzt heutzutage es wirklich Wert stiftend ist und uns auch einen wirtschaftlichen Vorteil bringt, ist tiefe Arbeit, wo neue Konzepte entstehen, also wirklich sehr vertieftes Denken. Und das alles wollen wir das alles irgendwie darauf verzichten und vielleicht aufs Wochenende oder auf den Feierabend? Verschiedenes kannst irgendwie nicht sein.

[10:21] – Judith Geiß
Ja, wobei wir also ich denke, das ist auch deine Erfahrung, dass das einem das öfters begegnet, dass halt dieses Thema einfach wirklich vergessen wird.Also ich ertappe mich manchmal gerade in Zeiten, wo ich viel zu tun habe, auch dabei, wo ich dann wirklich Saxo oder Gassigehen drüber nachdenken durch dann abends, wo ich dann gern nach einem Arbeitstag irgendwie gefühlt. Ich habe vor kurzem eine Gruppe auch gepostet, irgendwie. Es gab Projekte, gab ich am Tag 150 E-Mails bekommen, was mein Weg war. Ich hab die erst angefangen zu reduzieren, als ich nicht mehr so viel bekommen, weil das Problem ist halt einfach.Es ist halt nicht wie beim Briefträger erst mal sagen kann mich, ich hätte gern 80 von diesen Mails erst morgen oder so oder ich leg jetzt auf die Seite oder irgendetwas, sondern es halt einfach so erstmal zu klären: Warum bekomme ich die dann? Und wie nutzen wir auch in dem Unternehmen oder in dem Konzern? Um auf das Thema zurückzukommen benutzen wir die E-Mails da? Also einmal warum bin ich da? CC Also wirklich auf den ersten Blick die Klassiker.Aber jeder von uns ertappt sich ja darauf, dass man dann wirklich auch sagen kann Oh, stimmt, da wollte ich mal gucken oder halt dann wirklich auf den Abend verschiebt aufs Wochenende. Wenn da dann, wenn die Kollegen montags kommen, haben sie dann eine volle Inbox? Warum? Weil der Chef am Montag Wochenende mal Zeit hatte, seine aufzuräumen. Ja, natürlich eine super Start in die Woche und jeder ist total begeistert, wie man sich vorstellen kann.

[11:38] – Katharina Vollus
Es gibt so viele Verteiler und das haben wir schon immer irgendwie in diese Runde Geschicklichkeit. Ich habe dich auch schon mal in einem vorigen Talk dazu reden hören. Die Vorgängerin wollte das so, sich aber auch mal zu hinterfragen. Also alle reden von mehr Selbstorganisation und Agilität in Unternehmen mit agilen Methoden und Sprints und so. Die heißen aber auch alle mehr Verantwortung ans Team abgeben. Und das heißt im Grunde nicht das wird nochmal ein Back-up mit CC an die Führungskraft oder an den Projektmanager.Das sind alles erwachsene Menschen, die können das entscheiden und da wird man selber ja oft auch nur als Bottle Neck wahrgenommen. Er hat, er muss nochmal irgendwie reagieren oder zustimmen oder sowas. Weil man so überströmt ist von all den CC’S. Und was kann ich dann davon weglassen? Du hast es so gemacht, dass du wirklich alles durchgegangen bist und gesagt hast wo muss ich überhaupt auf CC sein? Aber das geht schon ein bisschen tiefer. Das geht nämlich in unser Kontrollzwang oder die Angst, die anderen könnten es nicht richtig machen und ich bin wieder dafür verantwortlich. Also da geht es auch drum mal seine eigenen Überzeugungen an besten zu reflektieren

[12:50] – Judith Geiß
bzw. auch dem Team, wie du es eben auch in die Sackgasse dem Team die Verantwortung auch zu geben. Es gibt ja dann auch die, die sagen ja ihr macht das schon. Das ist schon richtig und wenn sie es dann machen. Also hätte ich das jetzt nicht gemacht.

[13:03] – Katharina Vollus
Was ist denn die Konsequenz? Sagen die Entscheidens dann auch genau? Und das ist sowieso meine Grundüberzeugung, dass wir nur so zu einer besseren Wirtschaft kommen, wenn wir viel weniger Hierarchien, viel weniger einer entscheidet. Und auch letztendlich, dass es für viele auch der Grund, irgendwann aus Teams oder so innerlich zu kündigen, wenn sie das Gefühl haben, sie machen das sowieso nicht selber, sondern alles irgendwie kommt von oben und da sind immer so ein kleiner Schlüssel, glaube ich gerade auch es im Konzern, wo sich ein kleines Stückchen wieder da seiner Freiheit und Selbstbestimmtheit auch wieder zu holen. Ja, da kann man schon auch ziemlich viel machen. Und wenn nicht, wenn man nicht seine E-Mail Inbox wirklich nur dreimal am Tag öffnet, also dass man sie grundsätzlich schließt und wieder öffnet, das finde ich mal ein Grundprinzip. Ja, dass das nicht irgendwie durchgängig offen ist. Aber okay, mehrmals, aber bitte nicht als allererstes. Also da morgens sind wir noch so gut bei uns und wissen eigentlich was zu tun. Das glaube ich, ist auch vielleicht das Erste, was man mal für sich ausprobieren könnte.Einfach sagen Okay, die erste Stunde, da lasse ich die einfach noch zu. Und im schlimmsten Fall warten dann die Antworten. Die Stunde und Anker bleibt noch bei mir.

[14:20] – Judith Geiß
Wobei, da wissen wir ja alle, wenn da wirklich was Dringendes ist, dann ruft der andere dann.

[14:24] – Katharina Vollus
Ja, genau. Genau genommen E-Mail Essen, asynchrone Medium mehr. Es ist dazu da, zeitversetzt an den Dingen zu arbeiten.

[14:33] – Judith Geiß
Ja, definitiv. Also würde ich jetzt mal sagen, könnten wir uns definitiv darauf einigen. Inbox Zero im Konzern unbedingt und wird auch sicherlich den Teams und auch den Führungskräften sehr weiterhelfen.

[14:45] – Katharina Vollus
Ja genau. Genau. Ist vielleicht ein Übungsweg, da nicht zu verzweifeln, immer weiter dran zu probieren. Aber es wäre ein großes Plus nicht nur für Selbstständige.

[14:56] – Judith Geiß
Natürlich interessiert uns beiden Katharina mich, wie sie das sehen. Da freuen wir uns natürlich über Kommentare.Ich sage vielen Dank, dass du da warst. Und für die Newsletter Abonnenten gibt’s demnächst auch einen Newsletter, in dem auch der Gastbeitrag nochmal explizit erwähnt ist und natürlich dann auch in Zukunft ein paar Infos noch zu finden sind. Auch natürlich auf die Seite von Katharina und auch unter dem Video findet ihr dann auch. Oder finden Sie dann auch die Infos, wie man mit Katharina in Kontakt treten kann? Also vielen Dank für deine Zeit.

[15:31] – Katharina Vollus
Hat Spaß gemacht?

[15:32] – Judith Geiß
Sehr gut, mir auch und auf bald.