Ich erlebe diesen oft und gebe Ihnen heute Tipps, wie Sie diesen umgehen können.

 

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Transkript der TV-Folge:

[00:00]
Zur heutigen Folge von The Bridge TV. Mein Name ist Judith Geiß und ich unterstütze Unternehmen nach einer amerikanischen Übernahme. Und heute? Wie gesagt, geht es um das Thema. Kennen Sie auch diesen E-Mail-Wahnsinn und wie sie ihm entgehen. Wie kam ich da drauf? Gerade vor kurzem war ich zwei Tage Aufschwung. Und als ich dann in meine Mails geschaut habe. War die Mailbox relativ leer? Und natürlich kenne ich auch andere Zeiten, nämlich dass die Mailbox in der Zeit einer Schulung überquillt.

[00:39]
Was habe ich dazu verändert oder was rate ich Ihnen, um Ihre Mailbox leer zu halten? Oder relativ leer? Zuallererst. Gerade wenn ich nur in einem Unternehmen bin, stelle ich fest, dass ich gerade, wenn ich mich um Teams kümmere, plötzlich in jeder E-Mail CC bin. Einer meiner Kunden treibt das während dem Abschuss so weit, dass ich über 200 CC E-Mails bekommen habe. E-Mails, die nach dem Team, nach dem Auftraggeber von Bedeutung für mich waren, für den Monatsabschluss.

[01:19]
Aber natürlich waren da einige E-Mails dabei. Die waren überhaupt nicht relevant. Das war so. Ja, da ist jetzt jemand. Und die müssen wir mit auf den Verteiler nehmen. Also habe ich konsequent folgendes getan: Ich habe den Absender der E-Mail gefragt, wieso es denn notwendig ist, dass ich immerhin Verteilern. Und man glaubt es kaum, aber ein Großteil der E-Mails war einfach, um sich abzusichern. Ja, wir wollten sie nicht außer Acht lassen.

[01:51]
Ja, wir dachten, das interessiert Sie auch. Oder die vorhergehende Stelleninhaberin wollte das. Was habe ich da aus diesem Projekt für mich gelernt und aus dieser Erfahrung? Und zwar ganz klar zu kommunizieren, wann ich eine E-Mail möchte und vor allem wann ich keine möchte. Sie käme sicherlich auch. E-Mail Ping-Pong: Jemand schreibt, was Sie schreiben was zurück und schwuppdiwupp der Verteiler wird größer. Der andere möchte sich absichern oder vielleicht auch Sie. Oder es kommt ein neues Thema auf, wo es einfach wichtig ist, dass der Kollege auch direkt dabei ist.

[02:31]
an dieser Diskussion. Jetzt können Sie sich vorstellen, wenn Sie dann irgendwann in diesen Verteiler kommen, wie lange diese E-Mail ist. Das heißt, um überhaupt zu verstehen, um was es da geht und weswegen Sie plötzlich CC sind, müssen Sie die ganze E-Mail lesen. Und das dauert zurzeit, um dann festzustellen, dass ein Mini Aspekt daraus für Sie relevant ist und dass Sie dazu Stellung beziehen können. Daher auch hier E-Mail Ping-Pong ist keine gute Lösung. Sollten sind nach 1-2 Mails mit ihrem Adressaten ein Problem nicht lösen können, empfehle ich den Griff zum Telefon.

[03:10]
Oder aber sich in der Küche im Kaffee zu holen und beim Rückweg beim Kollegen vorbeizugehen, um das schnell zu klären. Natürlich werden Sie jetzt argumentieren, ja, aber man muss ja wissen, wie wir darauf gekommen sind, was für uns festgelegt haben. Ja, kein Problem. Nachdem Sie von Kollegen zurückgekehrt sind, können Sie da gerne eine Mail schreiben. Wie eben besprochen, haben wir uns darauf geeinigt. So und so habe ich das richtig verstanden. Und dann kommt ein kurzes Okay und dann kann es weitergehen.

[03:41]
Natürlich gibt es turbulente Zeiten, gerade für meine Kunden nach einer Übernahme. Aber auch da rate ich dazu, die persönliche Kommunikation nicht zu vergessen. Denn schon wieder eine E-Mail vom Chef, der zwei Zimmer weiter sitzt, weil er keine Zeit hat, mal bei mir vorbeizukommen.

[03:59]
Das gibt über kurz oder lang ein wenig Unmut und den Chef nur von hinten zu sehen. Oder die Tür, die sonst im Büro immer offen war, plötzlich immer verschlossen vorzufinden und gar nicht mehr zu wissen, wie sie einen Chef dranzukommen. Das ist für ihr Team auch kein gutes Zeichen. Also überlegen Sie sich: Wie viel E-Mails wollen Sie jeden Tag bearbeiten? Wie können Sie die Zeit, die Sie momentan an E-Mails verbringen, vielleicht sinnvoller verbringen? Und was können Sie gemeinsam mit Ihrem Team daran ändern, dass Sie wieder öfters also verfügbar sein für das Team, anstatt E-Mails zu schreiben?

[04:42]
In dem Sinne wünsche ich einen schönen Tag und freue mich auf nächste Woche, denn da ist ja ein großer Grund zu feiern. Acht Jahren Selbstständigkeit bzw. acht Jahre The Bridge, von dem her seien Sie dabei und neugierig, wie wir das vor nächste Woche feiern wollen. So, dann einen schönen Tag.

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